Der Kunde zahlt nicht – was tun? 12 Tipps für freie Texter*innen

Der Albtraum jedes Freiberuflers? Kunden, die die Rechnung nicht bezahlen. Oder noch schlimmer: Kunden, die den gelieferten Text nicht bezahlen, OBWOHL sie ihn schon verwenden! Das kann sogar das ruhigste Gemüt zur Weißglut bringen und zu unklugen, emotionalen Vorgehensweisen verleiten. Wie ich mit dieser Situation umgehe, teile ich hier mit dir:

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Präventivmaßnahmen

Es gibt einige Tricks, die du schon im Vorhinein anwenden kannst, damit du gar nicht erst in diese unangenehme Situation kommst.

1. Kunden mit deinem Bauchgefühl filtern

Vorweg: Ich lasse es gar nicht erst so weit kommen und arbeite grundsätzlich nicht mit Kunden zusammen, die kein Budget für mich haben oder von Anfang an durch verdächtige Verhaltensmuster auffallen (wie diese 9 schrecklichen Kunden und ihre Warnzeichen). Die Scherereien sind das Geld einfach nicht wert!

2. Dich als Unternehmer und Experte positionieren

Je mehr du dich als professionellen, ernstzunehmenden Experten positionierst und je mehr Honorar du verlangst, desto besser und respektvoller ist das Verhältnis zu deinen Kunden. Meine Kunden überweisen ihre Rechnungsbeträge oft schon wenige Tage nach dem Erhalt der Rechnung – und letztens hat mir eine Kundin sogar Blumen als Dankeschön geschickt! <3 Ich glaube, meine Kunden wissen, was meine Arbeit wert ist, und hätten ein schlechtes Gewissen bzw. wäre es ihnen peinlich, wenn sie mich nicht dafür bezahlen würden. Je mehr es in der Geschäftsbeziehung menschelt, desto besser.

3. Regeln des Geschäftsverkehrs beachten

Immer wieder höre ich, dass Texter für Personen arbeiten, die sie nur von einem Fake-Profil auf Facebook mit Fantasienamen und Comic-Foto kennen. Ich rate jetzt mal, dass diese Jobs wahrscheinlich auch nicht besonders gut bezahlt und von Respekt und Wertschätzung geprägt sind. Natürlich ist das eine schlechte Idee – und du solltest auf dein Bauchgefühl und deinen gesunden Menschenverstand hören und die Finger davon lassen.

Im geschäftlichen Verkehr – und dazu zählen E-Mails und elektronische Nachrichten an einen bestimmten Empfänger – gelten Impressumvorschriften für Geschäftsbriefe: Demnach sollten zumindest Vor- und Zuname und eine ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Denn wenn du nicht mal weißt, wie dein Kunde heißt – wie kannst du dann erwarten, dass er eine vertrauenswürdige Person ist und deine Rechnung fristgerecht bezahlt? An welche Adresse stellst du die Rechnung aus? Was hast du gegen ihn, im Fall der Fälle, in der Hand?

Tipp: Wenn mich ein potenzieller Kunde über Facebook, Instagram oder Twitter anschreibt, antworte ich sofort in der ersten Nachricht „Bitte schreib mir eine E-Mail an office@lily.co.at“. Ich wickle geschäftliche Kommunikation grundsätzlich nicht über einen Social-Media-Kanal ab!

Du könntest außerdem, bevor du auch nur ein einziges Wort für die Kundin schreibst, nach ihrer Rechnungsadresse fragen: „An welche Adresse darf ich die Rechnung schicken?“ oder „Welche Rechnungsadresse darf ich in meinem System hinterlegen?“.

4. Regelmäßige Rechnungslegung

Bei Rechnungen unter Geschäftskunden gilt ohne abweichende Absprachen eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, nach deren Ablauf der Kunde automatisch in Verzug gerät. Vor der Zusammenarbeit kündige ich jedoch bereits an, dass eine Sammelrechnung am Monatsletzten mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen kommen wird. Denn: Ein Zahlungsziel, das von der Norm von 30 Tagen abweicht, musst du dem Kunden im Vorhinein mitteilen – nicht erst auf der Rechnung!

Diese Monatsrechnungen verschicke ich stoisch jeweils am letzten Werktag des Monats (oder bevor ich in den Urlaub fahre, wenn der Monatsletzte in den Urlaub fällt). Ich denke dabei gerne an einen Strom- oder Telefonanbieter: Mit einer gleichgültigen Regelmäßigkeit trudeln meine Rechnungen beim Kunden ein. Das verleiht ihnen meiner Meinung nach eine gewisse Seriosität – und ich rede mir gerne ein, dass ich damit beim Kunden unterbewusst die Idee wecke, dass er mir doch gleich regelmäßige Aufträge geben könnte. 😀

Außerdem „batche“ ich die lästige Rechnungslegung damit auf 1 – 2 Stunden pro Monat, anstatt nach jedem Text eine eigene Rechnung zu schreiben. Und auch für den Kunden ist der Organisationsaufwand geringer: Wenn er von dir 5 oder 10 Rechnungen pro Monat bekommt, steigt natürlich die Wahrscheinlichkeit, dass mal eine zu spät bezahlt wird.

Du könntest auch jeden einzelnen Kunden fragen, wie ihm die Rechnungslegung am liebsten wäre. So hast du zwar mehr Organisationsaufwand, aber du sorgst proaktiv dafür, dass deine Rechnungen fristgerecht bezahlt werden. Und dann gibt es noch die Möglichkeit eines monatlichen Pauschalbetrages für deine Leistungen („Retainer“) – so kann der Kunde sogar einen Dauerauftrag einrichten!

5. Vorauszahlung

Eventuell wäre auch Vorkasse eine Option für dich. Der Kunde bezahlt 20, 30, 50, 70 oder auch 100 % (die Höhe des Betrags bestimmst du!) im Voraus, um einen Platz in deinem Kalender zu reservieren und das Projekt mit dir zu buchen. Voraussetzung dafür ist ein klar geregelter Prozess, den du intern aufsetzt und bei jedem Kunden durchziehst.

Akutmaßnahmen

Okay, das Kind ist also in den Brunnen gefallen: Du hast den Text abgeliefert, eine ordnungsgemäße Rechnung geschickt und jetzt schweigt dein Bankkonto. Keine neuen Zahlungseingänge in Sicht.

6. Erster Schritt: Cool bleiben!

Lass den Kunden nicht spüren, dass du auf das Geld wartest oder gar darauf angewiesen bist. Das verschiebt das Machtverhältnis meiner Meinung nach sehr – zu deinen Ungunsten – und verstärkt das Klischeebild des verzweifelten Schreiberlings, gegen das ich mit diesem Blog so sehr ankämpfe. Bitte entspann dich erstmal und gehe nicht gleich vom Schlimmsten aus!

Nach einer ausbleibenden Zahlung solltest du eher beiläufig-gleichgültig fragen. Oft geht die Rechnung einfach unter, der Kunde ist im Urlaub oder die Buchhaltung des Unternehmens steht still. Oder was würdest du denken, wenn dich dein Stromanbieter hysterisch anruft und mit Facebook-Nachrichten bombardiert, weil du die Rechnung noch nicht bezahlt hast? Wahrscheinlich, dass er es nötig hat und unprofessionell agiert.

7. Zahlungserinnerung

Ist das offene Honorar nach 21 Tagen (also eine Woche nach dem Zahlungstermin) noch nicht auf meinem Konto eingelangt, verschicke ich die Rechnung nochmals mit dem Betreff „Zahlungserinnerung“ und einem kurzen Satz: „Anbei nochmal die Rechnung mit der Fälligkeit vom 14.08. und der Bitte um Begleichung bis XX.08.“ Du kannst das aber natürlich schon ab dem Tag der Fälligkeit (= Ende der Zahlungsfrist) machen. Für die neue Zahlungsfrist wähle ich ein gutes Datum in 7 – 10 Tagen, z. B. einen Freitag oder Montag. Was ich NICHT mache, ist den Kunden anzuklagen, unter Generalverdacht zu stellen oder sonstwie emotional und unprofessionell zu reagieren.

Bei größeren Unternehmen dauert der Rechnungslauf einfach oft länger als ein paar Wochen. Bei einigen Kunden weiß ich bereits, dass sie immer erst nach 3 – 4 Wochen zahlen, und das ist in Ordnung! Habe ich das Gefühl, dass die Rechnung wirklich untergegangen ist (was schon ein paar Mal vorkam), kann ich sie noch immer dran erinnern. Beim Versand der Zahlungserinnerung kommt in 95 % der Fälle sofort eine E-Mail à la „Die Rechnung ist schon in der Buchhaltung, tut uns leid“ oder „Der Kollege ist im Urlaub / krank, ich habe sie nochmal weitergeleitet“ zurück.

Und selbst, WENN du glaubst, dass der Kunde deine Rechnung vergessen, verschlampt oder unterschlagen hat: Lass es ihn nicht spüren! Deine Chancen, dass er das Geld bald überweist, stehen um ein Vielfaches besser, wenn du nicht anklagend agierst. Im Gegenteil, gib ihm „the benefit of the doubt“, indem du schreibst: „Falls der Betrag in der Zwischenzeit überwiesen wurde, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos„. So kann er sogar noch so tun, als hätte er sie schon früher an diesem Tag bezahlt, und sein Gesicht wahren.

8. Mahnung

Ist nach 28 Tagen noch immer kein Betrag auf meinem Konto eingetrudelt, betitele ich meine E-Mail mit der Rechnung als „Mahnung“ und erinnere, mit etwas mehr Nachdruck, an den Verzug ab spätestens 30 Tagen nach Rechnungserhalt. Eigentlich setzt du deinen Kunden aber schon mit der Zahlungserinnerung in Verzug. Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind rechtlich gesehen übrigens gleichwertig. Es gibt auch keine Vorschrift, dass man 3 Mahnungen versenden muss, wie manche glauben – es hat sich nur so eingebürgert.

Du bist nicht mal dazu verpflichtet, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu schicken: Ist die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten, ist der Kunde ab dann (aber spätestens ab dem 30. Tag) mit seiner Zahlung automatisch im Verzug. Du könntest ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen verrechnen – für Geschäftskunden 9 % und sogar eine Aufwandspauschale von 40 Euro – und theoretisch gleich klagen. Ob das in der Praxis sinnvoll und empfehlenswert ist, sei dahingestellt.

Ich hatte nur ein einziges Mal den Fall, dass ein Kandidat meine Rechnung monatelang – während meines langen Krankenstands – nicht bezahlt hat. Ich hatte bei dem Kunden schon von Anfang an ein schlechtes Bauchgefühl, habe aber nicht darauf gehört. Auch in diesem Fall habe ich einfach stoisch, wie ein Uhrwerk, alle paar Wochen eine E-Mail geschickt: Zahlungserinnerung, Mahnung, 2. Mahnung. Schließlich rief ich ihn an. Er wollte noch ein bisschen diskutieren und teilte mir dann entnervt mit, dass er die Rechnung jetzt endlich bezahlen werde.

Tipp: Bloß nicht totstellen und stumm bleiben! Deine Rechnungen und Erinnerungen müssen ganz selbstverständlich und kontinuierlich ankommen – sonst wirkt es so, als würdest du selbst gar nicht glauben, dass du die Zahlung verdient hast.

Nach der 2. Mahnung solltest du außerdem anrufen, um noch mehr (sanften) Druck aufzubauen: Frage freundlich, aber bestimmt nach, ob es denn Probleme mit deiner Rechnung gibt. Biete im Zweifelsfall Ratenzahlung an. Gehe aber davon aus, dass dein Kunde keine böse Absicht hat! Manchmal geht eine Rechnung wirklich einfach nur unter – gerade in den Sommer- und Urlaubsmonaten kann das vorkommen. Oder der Kunde hat gerade Zahlungsprobleme und bemüht sich redlich, dein Geld zusammenzukratzen.

Kommt es jedoch zu einer 3. und letzten Mahnung, würde ich definitiv Verzugszinsen und Mahngebühren verrechnen und auf weitere Schritte (siehe unten) hinweisen.

9. Leistung einstellen

Ist der Kunde schon einige Zeit über dem Zahlungstermin, teile ich ihm sachlich mit, dass ich meine Leistungen leider einstellen muss, bis die vereinbarte Zahlung auf meinem Konto einlangt. Schließlich investierst du Arbeitszeit in das Projekt und hast Umsatzeinbußen, wenn diese nicht bezahlt wird. Und wir müssen alle unsere Miete bezahlen.

Rechtfertige dich aber nicht beim Kunden dafür, sondern stelle einfach die Leistung (z. B. regelmäßige Blogbeiträge oder Betreuung der Social-Media-Kanäle) nach vorheriger Ankündigung konsequent ein. Wir arbeiten nicht kostenlos!

Notfallmaßnahmen

Rien ne va plus – trotz deiner freundlichen, aber bestimmten Erinnerungen und Mahnungen tut sich nichts. Dann musst du wohl oder übel zu härteren Mitteln greifen:

10. Außergerichtliches Inkasso

Mittlerweile sind vielleicht schon alle Brücken zum Kunden abgebrannt und du hast schon so die Nase voll, dass du sowieso nicht mehr mit ihm zusammenarbeiten willst. In diesem Fall kann sich der Gang zum Inkassobüro oder Rechtsanwalt lohnen, um die Forderung außergerichtlich einzutreiben. Die Kosten dafür muss im Normalfall dein Kunde tragen – unter diesem Link kannst du die Anwaltskosten berechnen. Anwälte dürfen als einzige sowohl außergerichtlich als auch gerichtlich für dich tätig werden.

Beim sogenannten Factoring kauft das Inkassobüro die Forderung von dir – bezahlt also die Schulden deines Kunden bei dir – und treibt den Betrag dann selbst von deinem Kunden ein. Dafür fallen meist Kosten von 10 – 15 % des offenen Betrages an, aber dafür hast du die Angelegenheit dann vom Hals.

11. Mahnbescheid

Als letzten Schritt vor der Klage gibt es die Möglichkeit eines Mahnbescheids vom Amtsgericht. Du kannst z. B. unter www.online-mahnantrag.de einen Mahnvordruck herunterladen und an dein zuständiges Amtsgericht schicken. Dieses sendet dann wiederum den Mahnbescheid an deinen Kunden. Die forderungsabhängigen Kosten für den Mahnbescheid in Höhe von ca. 30 bis 120 Euro musst du vorstrecken. Nach drei Jahren verjährt deine Forderung allerdings, also lass dir nicht zu lange Zeit.

Dein Kunde hat daraufhin zwei Wochen lang Zeit, um

• die Forderung zu begleichen,
• Widerspruch einzulegen und damit eine Zahlungsklage mit Gerichtsverfahren einzuleiten, oder
• nichts zu tun.

Im letzten Fall erhältst du einen Vollstreckungsbescheid (Exekutionstitel), der für 30 Jahre wirksam ist. Du kannst damit verschiedene Maßnahmen zur Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher in Anspruch nehmen, z. B. die Kontopfändung, Lohnpfändung oder Zwangsversteigerung. Dasselbe kannst du übrigens ohne gerichtliches Mahnverfahren erreichen, wenn dein Kunde eine Schuldanerkenntnis unterschreibt und du sie notariell beglaubigen lässt.

12. Abmahnung

Außerdem steht dir das Recht zur Seite: Als Texter bist du der Urheber deines Werkes (= Textes) – auch, wenn du ihn im Auftrag eines Kunden schreibst. Bis dir der Kunde das vereinbarte Honorar für das Nutzungsrecht am Text vollständig bezahlt hat, darf er den Text also eigentlich gar nicht verwenden.

Tut er es doch, begeht er eine Urheberrechtsverletzung – und dafür kannst du ihm eine Abmahnung schicken. Diese ist für ihn teurer als das Honorar, also solltest du ihm nahelegen, diesen unangenehmen Ausgang zu umgehen! Auch dafür empfiehlt sich wieder das Hinzuziehen eines Anwalts, der auf Urheber- und Medienrecht spezialisiert ist, z. B. Sebastian Deubelli (hör dir unbedingt seinen Podcast für Kreativrecht an!). Die Kosten für deinen Anwalt muss die Gegenseite übernehmen, falls du erfolgreich bist.

Wie reagierst du, wenn ein Kunde nicht zahlt? Hast du noch weitere Tipps auf Lager?

PS. Ich bin offensichtlich weder Anwältin noch Steuerberaterin und gebe hier nur meine eigene Meinung und Recherchen wieder.