Ja, als Freelance-Texter*in gibt es natürlich auch lästige Aufgaben zu bewältigen. Wie zum Beispiel die Buchhaltung! 😉 Wer linguistisch veranlagt ist und mit Worten arbeitet, tut sich oft ein wenig schwer mit Mathematik, Zahlen und Rechnungen (oder bin das nur ich?).
Deswegen machen wir es kurz und schmerzlos: Ich fasse alle notwendigen Rechnungsbestandteile zusammen und verrate dir meine Tipps zum Thema „Rechnung schreiben„. So erstellst du eine Rechnung als Einzel- und Kleinunternehmer*in in Deutschland, Österreich und der Schweiz!
Muster-Rechnung für Einzelunternehmer*innen und freie Texter*innen
1. Firmenanschrift des Kunden
Adressiere die Rechnung an die Geschäftsadresse deine*r Kund*in, mit der korrekten Firmenanschrift (also der Name mit „GmbH“ o.Ä. dahinter). Diese findest du im Impressum auf der Website deine*r Kund*in, oder du fragst einfach: „An welche Firmenadresse darf ich die Rechnung schicken?“ Ich schreibe auch gerne den Namen einer einzigen Person in die Anschrift, damit sich jemand für die Zahlung verantwortlich fühlt.
Beispiel:
Mehr schaffen, indem du dir
weniger vornimmst:
Mein aktuelles Geschenk für Newsletter-Abonnent*innen!
Du erhältst meinen Newsletter mit regelmäßigen Tipps und Angeboten gemäß meiner Datenschutzerklärung und kannst dich jederzeit wieder abmelden.
Mehr schaffen, indem du dir weniger vornimmst:
Mein aktuelles Geschenk für Newsletter-Abonnent*innen!
Priorisierte To-do-Liste
Sofort kostenlos herunterladen
Online ausfüllbar und zum Ausdrucken geeignet
Du erhältst meinen Newsletter mit regelmäßigen Tipps und Angeboten gemäß meiner Datenschutzerklärung und kannst dich jederzeit wieder abmelden.
Musterkunde und -beteiligungs GmbH
Frau Maxima Musterfrau
Musterstraße 1
1234 Musterort
2. Rechnungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Bei mir immer der Letzte des Monats. Ich gebe auch immer den Ort, also in meinem Fall Wien, an.
Beispiel:
Wien, 28.02.2017
3. Rechnungsnummer
Eine fortlaufende Nummer, die innerhalb eines Geschäftsjahres einmalig ist. Bei mir ein Kürzel aus
- Monatszahl (z.B. 01 für Januar),
- Monatsname (z.B. JAN für Januar),
- Jahreszahl (z.B. 17 für 2017) und
- Kundenzeichen (z.B. MK für Musterkunde).
Du kannst aber auch einfach 0001, 0002 usw. vergeben! Es gibt hier meines Wissens keine Vorschriften für die Form.
Beispiel:
01JAN17MK bedeutet, dass es sich um meine Monatsrechnung für Januar 2017 für Musterkunde handelt. So kann ich die Rechnungen auch in einer Übersicht sofort anhand ihrer Nummer identifizieren, und sie ordnen sich im Ordner selbst in chronologischer Reihenfolge.
4. Rechnungszeitraum
Der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde. Das kann ein Datum oder ein Zeitraum sein. Bei mir ist es das Monat!
Beispiel:
Februar 2017
5. Zahlungsziel
Datum, an dem die Rechnung von deine*r Kund*in beglichen sein soll. Bei mir der 14. des Monats oder, wenn dieser auf ein Wochenende fällt, ein anderer Tag in der Monatsmitte.
Beispiel:
14.03.2017
6. Leistung
Leistung oder Endprodukt für deine*r Kund*in. Bei mir entweder Pauschalleistungen (z.B. 1 Blogartikel) oder Stunden (z.B. 6 Stunden für Website-Texte).
Beispiel:
Blogartikel Nr. 7: „Mustertitel“
7. Stückpreis
Kosten deiner Leistung / deines Produkts. Bei mir also entweder ein Pauschalpreis pro Artikel, oder der Stundensatz.
Beispiel:
120 € pro Stunde
8. Honorar
Die Multiplikation von Artikel und Stückpreis ergibt das Honorar für die Leistung.
Beispiel:
6 Stunden á 120 Euro = 720 Euro Honorar
9. Netto-Summe
Wenn du mehrere Leistungen für den betreffenden Zeitraum verrechnest, schreibst du sie in Zeilen untereinander und addierst sie für die Netto-Summe. Diese verrechnest du als Kleinunternehmer*in!
Beispiel:
180 € + 210 € + 720 € = 1110 Euro
10. Hinweis auf fehlende Umsatzsteuer (nur für Kleinunternehmer*innen)
Als Kleinunternehmer*in verrechnest du die USt. nicht, muss dies aber anführen und einen Grund dafür angeben. Es reicht ein Satz wie „Steuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmer-Regelung“.
Beispiel:
Gemäß § 19 UStG. Abs. 1 wird keine Umsatzsteuer verrechnet. (Deutschland)
Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. wird keine Umsatzsteuer verrechnet. (Österreich)
11. USt. in % und € (nicht für Kleinunternehmer*innen)
Die USt. musst du in % anführen (19 % für Deutschland, 20 % für Österreich, 8 % für die Schweiz) und in Euro. Für die Berechnung kannst du einfach „20 % von X“ bei Google eingeben – das Ergebnis zeigt dir die Suchmaschine direkt ohne Klicken an.
Achtung: Für verschiedene Text- und Nutzungsarten gilt in Deutschland der ermäßigte Steuersatz von 7 % USt.!
Beispiel:
20 % von 1110 = 222 €
12. Bruttosumme (nicht für Kleinunternehmer*innen)
Setzt sich aus Netto-Summe plus USt. in Euro zusammen. Das ist der Zahlungsbetrag, den dein*e Kund*in überweisen muss, wenn du Einzelunternehmer*in bist.
Beispiel:
1110 € + 222 € = 1332 €
13. Kontodaten
Deine Kontodaten, also IBAN und, für eine Zahlung aus einem anderen EU-Land, BIC.
Beispiel:
IBAN AT462020501001057296
BIC SPBDAT21XXX
14. UID (oder Steuernummer für Kleinunternehmer*innen)
Als Einzelunternehmer*in gibst du deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) an, als Kleinunternehmer*in deine Steuernummer beim Finanzamt.
Beispiel:
UID: ATU69491025 (in Österreich)
UID: DEXXXXXXXXX (in Deutschland)
UID: CHE-123.456.789 MWST (in der Schweiz)
Steuernummer: 06 253/5869
15. Deine Anschrift und Kontaktdaten
Gib deine volle Anschrift inkl. Firmenname und Kontaktdaten an.
Beispiel:
Mustertexter e.U.
Dein Name
Deine Anschrift
Deine Kontaktdaten
16. Kundenspezifische Infos
Manche Kund*innen wollen eine SAP-Nummer, ihre eigene UID-Nummer oder andere Infos auf der Rechnung stehen haben. Diese gibst du als „Zusätzliche Informationen“ o.Ä. an.
Beispiel:
Ihre SAP-Nummer: 4500026882
Fertig! Als Word-Dokument und PDF abspeichern, und das PDF an deine*n Kund*in senden. Ich tue dies per E-Mail und schreibe in den Text der Mail nochmal das Zahlungsziel.
Hallo Tom, danke für deine Frage! 🙂 Ich schreibe meine UID, die USt-ID des deutschen Unternehmens und einen Hinweis auf die Reverse-Charge-Regelung in die Rechnung. Dann gebe ich keine Umsatzsteuer an, sondern den Nettobetrag (brutto wie netto). Hier gibt es einen schönen Artikel dazu: https://www.everbill.com/reverse-charge/
LG Lilli
Hallo Lilli
Danke für diesen Beitrag und diese sehr hilfreiche Seite. Ich habe eine Frage, die Du als Österreicherin mit deutschen Kunden ganz sicher beantworten kannst.
Meine Frage ist: Welche steuerrechtlichen Angaben stehen bei Dir auf der Rechnung, wenn Du als Österreicherin einem deutschen (!) Unternehmen eine Rechnung schreibst?
Ist das (als Nicht-Kleinunternehmerin) lediglich die österreichische Umsatzsteuer und deine UID?
Herzlichen Dank!
Tom
Wenn ich Angestellte bin und nebenbei auch freiberuflich arbeite, wie funktioniert es mit der Krankenversicherung? Reicht das, was ich als Angestellte bezahle? Oder muss ich noch mehr zahlen?
Hallo Emma,
meinst du nebenberuflich? Am besten wendest du dich bei solchen Fragen direkt an eine*n Bilanzbuchhalter*in oder Steuerberater*in – die können auf deine individuelle Situation eingehen!
Alles Gute für den Start und GLG,
Lilli
Hallo Ute,
vielen Dank für deinen Kommentar und den ergänzenden Absatz! 🙂
GLG Lilli
Guten Morgen Lilli,
ich bin ein kompletter Neuling und möchte erstmal nebenbei Geld dazu verdienen.
Muss ich dann trotzdem schon ein Kleinunternehmen oder eine Einzelunternehmung anmelden?
Danke für deine Rückmeldung und diese tolle Zusammenfassung.
Viele Grüße
Emma
Hallo Lilli, das ist eine hilfreiche Übersicht und auch die Höhe des angesetzten Texter-Honorars finde ich absolut vertretbar. Leider gibt es zu viele Kreativschaffende, die sich unter Wert verkaufen, weil sie glauben, keine andere Wahl zu haben.
Ich habe eben die Frage nach der Rechnungstellung ins EU-Ausland entdeckt. Hierbei gibt es in der Tat einiges zu beachten. Zwar muss die eigene Umsatzsteuer ID.-Nr. nach wie vor angegeben werden. Aber man darf keine Umsatzsteuer des eigenen Landes ansetzen, das heißt, diese Rechnungsposition entfällt.
Rechnungen innerhalb des EU-Auslandes unterliegen beim Empfänger im Bestimmungsland der Erwerbsbesteuerung. Zudem muss man die Bezeichnung der USt-IdNr in der Landessprache angeben und die ID-Bezeichnung des Kunden aus dem EU-Ausland. Eine Übersicht findet sich zum Beispiel hier: file:///C:/Users/User/Downloads/Aufbau_USt_IdNr.pdf
Zusammenfassend: https://www.lexware.de/artikel/wie-stelle-ich-rechnungen-im-ausland-richtig/
Hallo,
lieben Dank für dein Feedback! 🙂 Vielleicht weiß es jemand in unserer Facebook-Gruppe: https://www.facebook.com/groups/textersupport/ Ansonsten würde ich an deiner Stelle direkt bei einem Steuerberater oder Buchhalter nachfragen!
Alles Liebe und LG,
Lilli
Hallo Lilli,
das ist eine tolle und informative Übersicht für Neulinge wie mich, vielen Dank! Weil es hier nicht separat erwähnt wird: Gibt es für die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer an ein Unternehmen ins EU-Ausland etwas Besonderes zu beachten?
Mach weiter so!
Das ist eine sehr nette Idee, Lisa – ich plädiere auch immer für mehr Freundlichkeit und Höflichkeit im Kundenservice bzw. in der Kommunikation mit Kunden! 🙂
Danke für diese tolle Zusammenfassung 🙂
Was ich immer noch gerne mache: Einen Passus einbauen, in welchem ich mich für die tolle Zusammenarbeit bedanke.
Liebe Silke,
ja, das machen auch viele so. AGB oder Verträge sind für uns freie Texter nicht rechtlich verpflichtend! Die gesetzlichen Bestimmungen (Urheberrecht etc.) gelten sowieso, wir müssen sie nicht nochmal extra aufschreiben.
Dass der Kunde deinen Text erst nutzen darf, wenn er dir als Urheber ordnungsgemäß die Nutzungsrechte „abgekauft“ hat, ist also sowieso gesetzlich geregelt – auch, wenn es nicht nochmal auf der Rechnung steht. Natürlich ist ein entsprechender Hinweis aber als Erinnerung oder Abschreckung geeignet!
GLG Lilli
Danke für die schnelle Antwort! 🙂
Ich hab bisher keine Verträge mit den Auftraggebern und auch keine AGB. Bisher habe ich einfach einen Satz in die jeweilige Rechnung eigefügt…dachte, dass machen alle so! Danke für die Inspiration! Ich mach mich mal schlau!
Liebe Grüße
Silke
Hallo Silke, danke für deinen Kommentar! 🙂
Nein, das mache ich nicht. Du solltest das schon im Vorhinein regeln, z. B. in den AGB oder im Auftrag / Vertrag – nicht erst auf der Rechnung.
LG Lilli
Hallo Lilli,
danke für den übersichtlichen Artikel! Eine Frage: Schreibst Du keinen Passus wie „Mit Zahlungseingang gehen die Rechte am Text an den Rechnungsempfänger über“? Und wenn ja, fügst Du ebenfalls einen Satz ein bezüglich Portfolio?
Dankeschön und viele Grüße
Silke
Vielen Dank, liebe Elke! 🙂
Ja das stimmt, ich war auch überrascht, dass der Artikel so lang geworden ist! 😀 Auf der Rechnung selbst sieht es nach viel weniger aus.
Tolle Übersicht, auch wenn ich finde, dass es dann auf dem gedruckten Papier gar nicht mehr nach so viel aussieht 😀 Aber die Beschreibung passt mit dem überein, was auch auf meinen Rechnungen zu finden ist – passt also 🙂
Der Newsletter und die damit verbundenen Artikel wirken erfrischend und bereichernd. Gerne empfehle ich @lettersblog hier weiter.