Lilli Koisser

Muster: So schreibst du eine Rechnung als Einzelunternehmer*in

Ja, als Freelance-Texter*in gibt es natürlich auch lästige Aufgaben zu bewältigen. Wie zum Beispiel die Buchhaltung! 😉  Wer linguistisch veranlagt ist und mit Worten arbeitet, tut sich oft ein wenig schwer mit Mathematik, Zahlen und Rechnungen (oder bin das nur ich?).

Deswegen machen wir es kurz und schmerzlos: Ich fasse alle notwendigen Rechnungsbestandteile zusammen und verrate dir meine Tipps zum Thema „Rechnung schreiben„. So erstellst du eine Rechnung als Einzel- und Kleinunternehmer*in in Deutschland, Österreich und der Schweiz!

Muster: So schreibst du eine Rechnung als Einzelunternehmer*in

Muster-Rechnung für Einzelunternehmer*innen und freie Texter*innen

1. Firmenanschrift des Kunden

Adressiere die Rechnung an die Geschäftsadresse deine*r Kund*in, mit der korrekten Firmenanschrift (also der Name mit „GmbH“ o.Ä. dahinter). Diese findest du im Impressum auf der Website deine*r Kund*in, oder du fragst einfach: „An welche Firmenadresse darf ich die Rechnung schicken?“ Ich schreibe auch gerne den Namen einer einzigen Person in die Anschrift, damit sich jemand für die Zahlung verantwortlich fühlt.

Beispiel:

Musterkunde und -beteiligungs GmbH

Frau Maxima Musterfrau

Musterstraße 1

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1234 Musterort

2. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Bei mir immer der Letzte des Monats. Ich gebe auch immer den Ort, also in meinem Fall Wien, an.

Beispiel:

Wien, 28.02.2017

Firmenanschrift, Ort und Datum
Screenshot: Firmenanschrift, Ort und Datum

3. Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Nummer, die innerhalb eines Geschäftsjahres einmalig ist. Bei mir ein Kürzel aus

  • Monatszahl (z.B. 01 für Januar),
  • Monatsname (z.B. JAN für Januar),
  • Jahreszahl (z.B. 17 für 2017) und
  • Kundenzeichen (z.B. MK für Musterkunde).

Du kannst aber auch einfach 0001, 0002 usw. vergeben! Es gibt hier meines Wissens keine Vorschriften für die Form.

Beispiel:

01JAN17MK bedeutet, dass es sich um meine Monatsrechnung für Januar 2017 für Musterkunde handelt. So kann ich die Rechnungen auch in einer Übersicht sofort anhand ihrer Nummer identifizieren, und sie ordnen sich im Ordner selbst in chronologischer Reihenfolge.

4. Rechnungszeitraum

Der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde. Das kann ein Datum oder ein Zeitraum sein. Bei mir ist es das Monat!

Beispiel:

Februar 2017

5. Zahlungsziel

Datum, an dem die Rechnung von deine*r Kund*in beglichen sein soll. Bei mir der 14. des Monats oder, wenn dieser auf ein Wochenende fällt, ein anderer Tag in der Monatsmitte.

Beispiel:

14.03.2017

Rechnung schreiben - Rechnungsnummer, -zeitraum, -betrag, Zahlungsziel
Screenshot: Rechnungsnummer, Empfänger, Zeitraum, Betrag und Zahlungsziel

6. Leistung

Leistung oder Endprodukt für deine*r Kund*in. Bei mir entweder Pauschalleistungen (z.B. 1 Blogartikel) oder Stunden (z.B. 6 Stunden für Website-Texte).

Beispiel:

Blogartikel Nr. 7: „Mustertitel“

7. Stückpreis

Kosten deiner Leistung / deines Produkts. Bei mir also entweder ein Pauschalpreis pro Artikel, oder der Stundensatz.

Beispiel:

120 € pro Stunde

8. Honorar

Die Multiplikation von Artikel und Stückpreis ergibt das Honorar für die Leistung.

Beispiel:

6 Stunden á 120 Euro = 720 Euro Honorar

Leistungen, Stückpreis, Honorar, Netto, USt., Brutto
Screenshot: Leistungen, Stückpreis, Honorar, Netto, USt., Brutto

9. Netto-Summe

Wenn du mehrere Leistungen für den betreffenden Zeitraum verrechnest, schreibst du sie in Zeilen untereinander und addierst sie für die Netto-Summe. Diese verrechnest du als Kleinunternehmer*in!

Beispiel:

180 € + 210 € + 720 € = 1110 Euro

Netto-Honorar für Kleinunternehmer inkl. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung
Screenshot: Netto-Honorar für Kleinunternehmer*innen inkl. Hinweis auf Kleinunternehmer-Regelung

10. Hinweis auf fehlende Umsatzsteuer (nur für Kleinunternehmer*innen)

Als Kleinunternehmer*in verrechnest du die USt. nicht, muss dies aber anführen und einen Grund dafür angeben. Es reicht ein Satz wie „Steuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmer-Regelung“.

Beispiel:

Gemäß § 19 UStG. Abs. 1 wird keine Umsatzsteuer verrechnet. (Deutschland)

Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. wird keine Umsatzsteuer verrechnet. (Österreich)

Muster: So schreibst du eine Rechnung als Einzelunternehmer*in

11. USt. in % und € (nicht für Kleinunternehmer*innen)

Die USt. musst du in % anführen (19 % für Deutschland, 20 % für Österreich, 8 % für die Schweiz) und in Euro. Für die Berechnung kannst du einfach „20 % von X“ bei Google eingeben – das Ergebnis zeigt dir die Suchmaschine direkt ohne Klicken an.

Achtung: Für verschiedene Text- und Nutzungsarten gilt in Deutschland der ermäßigte Steuersatz von 7 % USt.!

Beispiel:

20 % von 1110 = 222 €

12. Bruttosumme (nicht für Kleinunternehmer*innen)

Setzt sich aus Netto-Summe plus USt. in Euro zusammen. Das ist der Zahlungsbetrag, den dein*e Kund*in überweisen muss, wenn du Einzelunternehmer*in bist.

Beispiel:

1110 € + 222 € = 1332 €

13. Kontodaten

Deine Kontodaten, also IBAN und, für eine Zahlung aus einem anderen EU-Land, BIC.

Beispiel:

IBAN AT462020501001057296

BIC SPBDAT21XXX

14. UID (oder Steuernummer für Kleinunternehmer*innen)

Als Einzelunternehmer*in gibst du deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) an, als Kleinunternehmer*in deine Steuernummer beim Finanzamt.

Beispiel:

UID: ATU69491025 (in Österreich)

UID: DEXXXXXXXXX (in Deutschland)

UID: CHE-123.456.789 MWST (in der Schweiz)

Steuernummer: 06 253/5869

Kontodaten, UID und Kontaktdaten
Screenshot: Kontodaten, UID und Kontaktdaten

15. Deine Anschrift und Kontaktdaten

Gib deine volle Anschrift inkl. Firmenname und Kontaktdaten an.

Beispiel:

Mustertexter e.U.

Dein Name

Deine Anschrift

Deine Kontaktdaten

16. Kundenspezifische Infos

Manche Kund*innen wollen eine SAP-Nummer, ihre eigene UID-Nummer oder andere Infos auf der Rechnung stehen haben. Diese gibst du als „Zusätzliche Informationen“ o.Ä. an.

Beispiel:

Ihre SAP-Nummer: 4500026882

Fertig! Als Word-Dokument und PDF abspeichern, und das PDF an deine*n Kund*in senden. Ich tue dies per E-Mail und schreibe in den Text der Mail nochmal das Zahlungsziel.

Hinterlasse deinen Kommentar:

22 Antworten

  1. Hallo Lilli

    Danke für diesen Beitrag und diese sehr hilfreiche Seite. Ich habe eine Frage, die Du als Österreicherin mit deutschen Kunden ganz sicher beantworten kannst.

    Meine Frage ist: Welche steuerrechtlichen Angaben stehen bei Dir auf der Rechnung, wenn Du als Österreicherin einem deutschen (!) Unternehmen eine Rechnung schreibst?

    Ist das (als Nicht-Kleinunternehmerin) lediglich die österreichische Umsatzsteuer und deine UID?

    Herzlichen Dank!

    Tom

  2. Wenn ich Angestellte bin und nebenbei auch freiberuflich arbeite, wie funktioniert es mit der Krankenversicherung? Reicht das, was ich als Angestellte bezahle? Oder muss ich noch mehr zahlen?

  3. Hallo Emma,
    meinst du nebenberuflich? Am besten wendest du dich bei solchen Fragen direkt an eine*n Bilanzbuchhalter*in oder Steuerberater*in – die können auf deine individuelle Situation eingehen!
    Alles Gute für den Start und GLG,
    Lilli

  4. Guten Morgen Lilli,
    ich bin ein kompletter Neuling und möchte erstmal nebenbei Geld dazu verdienen.
    Muss ich dann trotzdem schon ein Kleinunternehmen oder eine Einzelunternehmung anmelden?
    Danke für deine Rückmeldung und diese tolle Zusammenfassung.
    Viele Grüße
    Emma

  5. Hallo Lilli, das ist eine hilfreiche Übersicht und auch die Höhe des angesetzten Texter-Honorars finde ich absolut vertretbar. Leider gibt es zu viele Kreativschaffende, die sich unter Wert verkaufen, weil sie glauben, keine andere Wahl zu haben.

    Ich habe eben die Frage nach der Rechnungstellung ins EU-Ausland entdeckt. Hierbei gibt es in der Tat einiges zu beachten. Zwar muss die eigene Umsatzsteuer ID.-Nr. nach wie vor angegeben werden. Aber man darf keine Umsatzsteuer des eigenen Landes ansetzen, das heißt, diese Rechnungsposition entfällt.

    Rechnungen innerhalb des EU-Auslandes unterliegen beim Empfänger im Bestimmungsland der Erwerbsbesteuerung. Zudem muss man die Bezeichnung der USt-IdNr in der Landessprache angeben und die ID-Bezeichnung des Kunden aus dem EU-Ausland. Eine Übersicht findet sich zum Beispiel hier: file:///C:/Users/User/Downloads/Aufbau_USt_IdNr.pdf
    Zusammenfassend: https://www.lexware.de/artikel/wie-stelle-ich-rechnungen-im-ausland-richtig/

  6. Hallo Lilli,

    das ist eine tolle und informative Übersicht für Neulinge wie mich, vielen Dank! Weil es hier nicht separat erwähnt wird: Gibt es für die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer an ein Unternehmen ins EU-Ausland etwas Besonderes zu beachten?

    Mach weiter so!

  7. Das ist eine sehr nette Idee, Lisa – ich plädiere auch immer für mehr Freundlichkeit und Höflichkeit im Kundenservice bzw. in der Kommunikation mit Kunden! 🙂

  8. Danke für diese tolle Zusammenfassung 🙂
    Was ich immer noch gerne mache: Einen Passus einbauen, in welchem ich mich für die tolle Zusammenarbeit bedanke.

  9. Liebe Silke,

    ja, das machen auch viele so. AGB oder Verträge sind für uns freie Texter nicht rechtlich verpflichtend! Die gesetzlichen Bestimmungen (Urheberrecht etc.) gelten sowieso, wir müssen sie nicht nochmal extra aufschreiben.

    Dass der Kunde deinen Text erst nutzen darf, wenn er dir als Urheber ordnungsgemäß die Nutzungsrechte „abgekauft“ hat, ist also sowieso gesetzlich geregelt – auch, wenn es nicht nochmal auf der Rechnung steht. Natürlich ist ein entsprechender Hinweis aber als Erinnerung oder Abschreckung geeignet!

    GLG Lilli

  10. Danke für die schnelle Antwort! 🙂
    Ich hab bisher keine Verträge mit den Auftraggebern und auch keine AGB. Bisher habe ich einfach einen Satz in die jeweilige Rechnung eigefügt…dachte, dass machen alle so! Danke für die Inspiration! Ich mach mich mal schlau!
    Liebe Grüße
    Silke

  11. Hallo Silke, danke für deinen Kommentar! 🙂

    Nein, das mache ich nicht. Du solltest das schon im Vorhinein regeln, z. B. in den AGB oder im Auftrag / Vertrag – nicht erst auf der Rechnung.

    LG Lilli

  12. Hallo Lilli,
    danke für den übersichtlichen Artikel! Eine Frage: Schreibst Du keinen Passus wie „Mit Zahlungseingang gehen die Rechte am Text an den Rechnungsempfänger über“? Und wenn ja, fügst Du ebenfalls einen Satz ein bezüglich Portfolio?
    Dankeschön und viele Grüße
    Silke

  13. Tolle Übersicht, auch wenn ich finde, dass es dann auf dem gedruckten Papier gar nicht mehr nach so viel aussieht 😀 Aber die Beschreibung passt mit dem überein, was auch auf meinen Rechnungen zu finden ist – passt also 🙂

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