Fällt es dir schwer, alle Aufgaben als Selbstständige*r unter einen Hut zu bekommen? Oder dich auf eine Sache zu konzentrieren? Oder deinen Fokus für einen längeren Zeitraum auf einem Projekt zu behalten?
Dann ist dieses Video samt Transkription genau das Richtige für dich! 🙂 Ich habe 2018, als ich noch als Texterin UND Coach UND Online-Business-Inhaberin gearbeitet habe, meine besten Zeitmanagement-Tipps in einem Live-Video auf Facebook geteilt:
TRANSKRIPTION des Videos:
Schön, dass ihr wieder dabei seid! Letzte Woche habe ich auf meinem Blog einen Artikel veröffentlicht, ein Interview mit Isabelle von „Frau Chefin“. Da ging es um Zeitmanagement und anscheinend ist dieses Thema einer eurer Schmerzpunkte. Es haben mich viele Nachrichten von euch erreicht, dass ihr darüber gerne mehr wissen würdet.
Klicke jetzt auf Play, um dir das Video direkt im Blog anzusehen:
Vielleicht kennt ihr das ja auch; vielleicht wart ihr schon mal angestellt. Ich war drei Jahre lang angestellt und da sitzt man von 09:00 bis 18:00 Uhr oder von 10:00 bis 18:00 Uhr am Schreibtisch.
Man muss dort sitzen, man ist festgekettet (zumindest habe ich das Gefühl immer gehabt) und muss schauen, dass man diese Zeit irgendwie ausfüllt. Dann sucht man sich irgendwelche To-dos, die man erledigen kann… Man möchte auch nicht den ganzen Tag herumsitzen und nichts machen, auch wenn vielleicht mal weniger zu tun ist.
Das habe ich in meinen beiden Jobs erlebt: es gab natürlich auch Zeiten, wo weniger zu tun war, aber wir trotzdem acht Stunden im Büro sitzen mussten. Man will dann nicht so wirken, als würde man nichts machen und sucht sich irgendwelche Aufgaben.
Die Selbstständigkeit erfordert ein neues Zeitmanagement!
Ich finde, wenn man sich selbstständig macht, dann muss man diese Denkweise ablegen und wirklich um 180 Grad drehen, weil in der Selbstständigkeit ist die Zeit unsere wertvollste Ressource. Und wenn wir die mit nutzlosen To-dos vollpflastern, erreichen wir nichts und wir verlieren Zeit und Geld.
Ich erzähle euch jetzt, wie ich meine To-dos plane, meine Woche plane und ihr könnt mir dann gerne Fragen dazu stellen. Ich glaube, Isabelle schaut heute vielleicht auch zu, die kann euch dann sicher auch ein paar Fragen beantworten.
Lege Fokuszeiten für Aufgabenblöcke fest.
Bei mir ist es so, dass ich jetzt dazu übergegangen bin, dass ich Fokuszeiten habe.
Z. B. ist am Montagvormittag meine Marketingzeit. Das heißt, dass ich da meine Blogartikel schreibe, Social-Media-Postings einplane für die Woche, Newsletter und Live-Videos vorbereite, je nachdem, was ansteht. Ich blogge nur alle 14 Tage und zwischen diesen Blogs gibt es ein Live-Video. (Anm.: Das war zum Zeitpunkt der Aufnahme 2018 so.)
Es ist also immer abwechselnd und ich kann am Montagvormittag schauen, was steht in dieser Woche an; was kann ich vielleicht sogar schon für die Woche darauf vorbereiten. Das ist eben mein Montagvormittag. Da mache ich nichts anderes, wirklich nur Marketing für mein Unternehmen. Ich mache keine Kundenprojekte, beantworte keine E-Mails, außer sie sind sehr dringend. Ich führe tatsächlich nur das aus, wofür ich mir die Zeit geblockt habe.
Am Montagnachmittag ist mein Sales-Nachmittag, das heißt, es finden meine kostenlosen Erstgespräche statt. Das habe ich auch in meinem Kalender-Tool Calendly so hinterlegt. Die Erstgespräche kann man nur Montagnachmittags von 14:00 bis 17:00 Uhr buchen, sie dauern 30 Minuten und es ist natürlich nicht immer Erstgespräch nach Erstgespräch, dazwischen habe ich noch Zeit, E-Mails zu beantworten oder noch weiter am Marketing zu arbeiten, wenn da noch etwas zu tun ist.
Wann konzentrierst du dich auf umsatzbringende Tätigkeiten?
Dienstag bis Donnerstag sind die Tage, wo ich Umsatz mache und Geld verdiene. Dienstag-, Mittwoch-, Donnerstagvormittag ist für Kundentexte reserviert, also wo ich wirklich für meine Kund*innen texte.
Am Dienstag-, Mittwoch-, Donnerstagnachmittag können Coachings gebucht werden. Da habe ich wieder in meinem Kalender-Tool eingetragen, dass diese Zeitblöcke online für Coachings gebucht werden können. Und hier bin ich auch flexibel, wenn ich mal an einem Tag kein Coaching haben will, dann blockiere ich das in meinem Kalender. Ich kann es mir also so einrichten, dass es zu mir und meinem Zeitplan passt.
Am Freitag mache ich dann alles, was organisatorisch anfällt, also z. B. Rechnungen überweisen oder E-Mails beantworten. Da arbeite ich alle E-Mails weg für diese Woche, sodass ich wirklich auf null bin. Natürlich schaue ich unter der Woche zwischendurch auch in das E-Mail-Postfach, aber Montag und Freitag ist alles beantwortet.
Und dann mache ich am Freitag auch noch Weiterbildungen. Ich habe fast immer irgendeinen Online-Kurs, den ich gerade gebucht habe und den ich da abarbeite oder lese Bücher oder Blogartikel. Da schaue ich, was es gibt oder lasse mich von meinen eigenen Inhalten inspirieren, was dann wieder in die Content-Planung am Montag einfließt.
Welche „Kappe“ hast du gerade auf? Welche Rolle nimmst du gerade ein?
Was ich wichtig finde bei dieser Art, wie ich das plane: Dass ich immer weiß, welche Kappe habe ich sozusagen gerade auf. Als Selbstständige haben wir ja die Herausforderung, dass wir ganz viele Personen gleichzeitig sind in unserem Unternehmen. Wir sind Geschäftsführerin, Texterin, in meinem Fall auch Coach, Buchhalterin, Vorzimmerdame oder -herr, also die Person, die E-Mails beantwortet und Telefongespräche führt.
Telefonanrufe mache ich übrigens auch am Freitag gesammelt. Ihr wisst vielleicht, dass ich nicht so gerne telefoniere, aber freitags sage ich mir, ich muss jetzt drei Anrufe machen und die mache ich dann quasi in einem Aufwasch.
Auch Verkäuferin muss man sein in seinem eigenen Unternehmen, denn wenn man nicht verkauft, kann man keinen Umsatz machen, ebenso ist man Marketingmanagerin und für den Kundenservice zuständig. Ich kann aber nicht alles gleichzeitig sein, in einem Moment kann ich mich nur auf eine einzige Sache konzentrieren und das ist eben z. B. meine Dienstleistung ausführen, also texten, oder, in deinem Fall vielleicht fotografieren, designen, nähen, coachen, was auch immer.
Ich glaube, wenn man versucht, alles gleichzeitig zu machen und gleichzeitig zu sein, dann funktioniert es nicht und dann stellt man sich am Abend die Frage, was habe ich heute eigentlich richtig weitergebracht oder geleistet? Wenn ich für meine Kund*innen texte, dann überweise ich nicht nebenbei Rechnungen. Das mache ich am Freitag und am Dienstagvormittag ist texten angesagt, und sonst nichts.
Ich bin der Typ, der sich gerne auf eine Sache richtig fokussiert, ohne Ablenkungen. So kann ich am besten arbeiten. Das ist das sogenannte Deep Work, wo man so richtig in die Sache eintaucht.
Lege dir eine reisende To-do-Liste an.
Isabelle gab mir einen Tipp, den ich seit drei Wochen anwende, und zwar, dass ich eine sogenannte „reisende To-do-Liste“ habe. Dieser Begriff stammt von Cordula Nussbaum vom „Campus für kreative Chaoten“. Sie hat viele Bücher über Zeitmanagement für Kreative geschrieben und war früher auch freie Journalistin.
Ich habe es die letzten fünf Jahre so gemacht, dass ich alles direkt in meinem Google-Kalender geplant habe. Da stand dann z. B. drin „von 10:00 bis 13:00 Uhr mache ich das oder das Kundenprojekt“, „Rechnung überweisen“ oder „Blogartikel X schreiben“. Und das hatte zur Folge, dass mein ganzer Kalender vollgekleistert war, alles war blockiert, und wenn du das jeden Tag siehst, dann denkst du dir: „Das stresst!“ Also, mich hat es gestresst, in Wahrheit.
Und jetzt habe ich eine „reisende To-do-Liste“, die ich in Evernote erstelle, das ist eine Notizen-App. Da gibt es eine Notiz, da sind alle To-dos aufgelistet, die mir einfallen oder die anstehen. Da kann stehen „Auto aus der Werkstatt holen“, „aufräumen“ oder „Rechnung überweisen“; also alles, was im Kopf drin ist, muss einmal in diese Liste eingetragen werden. Das ist dann ein sogenannter Brain Dump, wo alles aus dem Kopf einmal abgeladen wird.
Was sind deine 3 wichtigsten To-dos pro Woche und pro Tag?
Aus dieser Liste holt man sich dann einmal pro Woche die Sachen, die für diese Woche wichtig sind. Es ist eingeteilt in „pro Tag“ und „Top 3 der To-dos„, also diese drei To-dos müssen an diesem Tag unbedingt erledigt werden. Sie sind entweder dringend, also z. B. eine Deadline, oder sie sind wichtig. Das heißt, sie bringen dich näher an deine Ziele, sie bringen dich weiter, du verdienst damit dein Geld, du machst damit Umsatz.
Es ist ja auch immer die Frage, wenn man irgendetwas macht, dass man sich immer fragen sollte: Verdiene ich gerade Geld damit?
Ich weiß genau, von Dienstag bis Donnerstag kommt Geld rein, weil ich das so geplant habe. Ich höre öfter, dass Leute wochenlang an ihrer Webseite arbeiten und gar keine Kundenprojekte abarbeiten und da denke ich: „Wo kommt das Geld rein?“ Es muss eine Balance geben zwischen Sachen, die ich in meinem Unternehmen mache und wie ich Umsatz generiere.
Zurück zur To-do-Liste: Es gibt die Top 3 Aufgaben und dann gibt es noch kleinere Aufgaben. Bei mir hat sich gut bewährt, wenn das so drei bis fünf kleinere Aufgaben sind. Mehr als fünf schaffe ich meistens eh nicht.
Man schafft lustigerweise meist sehr viel weniger als man sich vorgenommen hat, aber es ist nicht tragisch, weil man diese kleineren Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben oder wieder in die große Liste zurückgeben kann und dann herausholt, wenn man Lust darauf hat.
Die To-dos sind auch nach Priorität oder nach Chronologie geordnet, das Wichtigste oder Dringendste erledige ich zuerst und dann kommt das Nächst-Wichtige oder -Dringende. Es ist also nach Prioritäten geordnet.
Plane deine To-dos mit Rücksicht auf deine Termine.
Dann habe ich noch an jedem Tag eine Kategorie darunter: „Termine“. Ich trage mir hier nur noch die Termine, wo ich wirklich erscheinen muss, in den Kalender ein und dann sehe ich in der Wochenansicht im Kalender, an welchen Tagen kann ich z. B. mehr To-dos eintragen und an welchen weniger.
Ich habe jetzt z. B. am Dienstag einen vierstündigen Social-Media-Workshop gegeben und gestern ein dreistündiges Coaching. Und da weiß ich schon, ich brauche mir jetzt weder für den Vormittag Kundentexte eintragen noch viele To-dos, wo ich kreativ sein muss oder viel Brain-Power dafür brauche.
An diesem System gefällt mir, dass es flexibel ist, dass ich um meine Termine herum planen kann, was ich wann mache. Und wenn es nicht eilig ist, dann ist es nicht so schlimm, weil ich es verschieben kann.
To-dos darf man auch verschieben!
Ganz unten habe ich dann „Wochenende“ stehen. Hier kann ich Aufgaben hinschieben, z. B. Haushaltsaufgaben oder wenn ich am Wochenende etwas arbeiten will, z. B. einen Blogartikel schreiben, was ich gerne am Wochenende mache, wenn es ruhig ist. Das trage ich dann dort ein.
Und dann habe ich noch eine Spalte „nächste Woche“, wo ich mir sage, dass ich das diese Woche wirklich nicht mehr schaffe und es dann nach unten in die Kategorie „nächste Woche“ schiebe. Und in der nächsten Woche nehme ich es dann einfach mit.
Hier habe ich eine leere Vorlage für die Wochen, die ich dann in Evernote immer wieder dupliziere und neu ausfülle. Vielleicht kennt ihr Evernote, es ist eine Notizen-App und das Coole ist, dass man solche kleinen Checkboxen machen kann, direkt im Dokument. Und wenn du auf die Checkbox draufklickst, dann erscheint ein Häkchen. Das ist witzig, wenn man die To-dos digital abhaken kann.
Ich denke, es kommt auch ein bisschen auf den Typ an. Für die einen ist dieses festgezurrte System am besten, andere arbeiten wieder anders.
Aber wenn man es so hört, ergibt es schon Sinn und klingt nach weniger Stress und mehr Fokus auf die wichtigsten Sachen. Für mich war es tatsächlich in den letzten drei Wochen viel weniger stressig. Ich merke jetzt erst, wie sehr mich mein voriges System mit dem Kalender gestresst hat. Einfach, weil es so visuell war, dass der ganze Kalender voll war, die ganze Woche voll war und ich dann immer so das Gefühl hatte, dass ich für gar nichts mehr Zeit oder Platz habe.
Die To-do-Liste hingegen ist schlank, klein, mit den Top 3 Aufgaben und dann noch den anderen, die so ein bisschen nice-to-have sind und nebenherlaufen.
Am Kalender war auch das Problem, dass für jede Aufgabe immer eine Viertelstunde eingetragen werden musste (beim Google-Kalender zumindest). Ich brauche aber keine Viertelstunde, um eine Rechnung zu überweisen, aber es war trotzdem diese Viertelstunde geblockt. Das schaut natürlich auch nicht so toll aus – es wirkt dann so, als wäre noch weniger Zeit und Platz in der Woche.
Fragen zum Zeitmanagement als Freiberufler*in
„Mich interessiert, wie du es schaffst, dich nicht ablenken zu lassen. Ich nehme mir immer vor, an einem Tag nur zu schreiben, aber dann überweise ich am Ende eben doch, stelle Rechnungen oder beantworte Mails.“
Ich finde, da spricht nichts dagegen, dass du das am Ende des Tages noch machst. Oder wenn du sagst, dass du dich nicht konzentrieren kannst; wenn du weißt, dass da noch E-Mails oder Rechnungen warten, dann mache es in der Früh. Es sollte aber dann schon irgendwann eine Zeit geben, wo du wirklich produktiv und konzentriert arbeitest. Eine Zeit, wo das Handy weggelegt wird, Facebook und die Tür geschlossen werden, wo die Ablenkungen quasi alle beseitigt sind.
Ronja: „Ich habe ein ähnliches System wie du, aber diesen Freitag steht z. B. Zahnarzt und Reifenwechsel an. Was machst du mit diesen ganzen unvorhergesehenen Terminen, die so viel Zeit rauben?“
Ich muss auch mein Auto aus der Werkstatt holen und wurde heute angerufen, dass das Autoradio kaputt ist. Jetzt muss ich auch noch zum Media-Markt gehen – Werbung, Namensnennung 😛 – und ein neues Autoradio kaufen.
Daraufhin habe ich meine To-do-Liste geöffnet und die zwei To-dos auf den nächsten Tag verschoben. Das Gute an dieser To-do-Liste ist ja, dass sie so flexibel ist und viel Platz für solche unvorhergesehenen Sachen lässt. Das Leben passiert halt einfach.
Wir können nicht so tun, als würde es das nicht geben und deswegen ergibt es Sinn, so ein flexibles System zu nutzen, bei dem man sagen kann: „Wenn etwas ist, dann habe ich eh alles soweit geplant, dass die Top 3 abgearbeitet sind“ – die werden ja auf jeden Fall abgearbeitet, und der Rest kommt ein anderes Mal dran.
Sophie: „Wie machst du das, wenn eine Abgabe dringend schon gestern, am Freitag, sein muss, also wenn das in die Zeit deines Admin-Tags fällt?„
Bei mir gibt es keine ultra-dringenden Abgaben, ich gebe den Termin vor. Kürzlich hatte ich eine Anfrage nach Website-Texten, da habe ich die Preisliste verschickt und dazu geschrieben, dass der nächste mögliche Termin für einen Projektstart der 07.01.2019 ist. Dann schrieb er zurück und meinte, dass er gerne schon in der 2. Januarwoche online sein möchte und dass ihm das zu spät ist.
Ich habe dann geantwortet, dass es mir leidtut, dass es leider nicht früher geht. Also, ich bestimme, wann ich meine Kundenprojekte abarbeite und welche Projektzeiträume ich meinen Kunden anbieten kann.
Ich glaube, du bist Grafikerin? Da ist es auch nicht so, dass es so ultra mega-dringende Projekte gibt, oder? Ich kann mir nicht vorstellen, dass da etwas so dringend ist, das kann dann vielleicht auch ein bisschen länger warten?
„Bei mir kommt es öfter vor, dass Kunden zu meinen Zeiten nicht können. Manche sind gerade erst dabei, zu gründen und oft noch angestellt. Wie gehst du damit um, wenn Kunden zu den von dir zu vorgegeben Zeiten für das „Erstgespräch-Coaching“ nicht können?“
Dann sage ich: „Tut mir leid, es geht leider nicht anders.“ Bzw., sie fragen gar nicht nach, ob es nicht auch zu einem anderen Zeitpunkt ginge – ich habe ja Selbstständige als Kund*innen und die können es sich einteilen. Und wenn es in der einen Woche nicht geht, dann vielleicht in einer anderen.
In meinem Kalender-Booking-System können sie blättern und schauen, welcher Termin auch in ihren Kalender passt. Sie können sich den Termin schon selbst aussuchen, aber ich gebe vor, in welchen Zeitblöcken ich verfügbar bin dafür.
Einmal hatte ich den Fall, dass eine Kundin ein Coaching machen wollte und die war auch noch angestellt und konnte deshalb nicht am Dienstag-, Mittwoch- oder Donnerstagnachmittag kommen. Da hatte ich vergessen, an einem Feiertag diesen Donnerstagnachmittag zu blocken und sie hat das dann gebucht.
Da habe ich mir gedacht, warum eigentlich nicht, mir ist es ja eigentlich egal, ob Feiertag ist oder nicht und dann haben wir es am Feiertag gemacht. Aber sonst buchen die Kund*innen sich die Termine, wie es ihnen passt.
Claudia: „Wie gehst du mit unvorhergesehenen Dingen um: Kids krank, Lehrer brauchen spontan etwas, Kunden stürmen den Laden, Mitarbeiter krank?“
Ich habe keine Kinder, deswegen können die auch nicht krank werden und ich habe nicht mit Lehrer*innen zu tun. Ich habe auch keinen Laden. Ich habe mir von Anfang an mein Business so eingerichtet, dass ich ortsunabhängig arbeiten kann. Das heißt, ich habe kein Ladengeschäft, ich habe keine Face-to-Face-Termine mit Kunden, außer sie buchen ein Coaching in Wien.
Bei mir läuft alles online. Ich bin somit unabhängig, habe virtuelle Assistentinnen, das heißt, die arbeiten auch alle online und ortsunabhängig, mit denen ich zusammenarbeite, aber mir würde es gar nicht auffallen, wenn sie krank sind. Weil, da habe ich immer mal wieder Projekte, die ich ihnen gebe und die haben eine Deadline und das ist alles schon im Voraus geplant.
Also so, wie ich von meinen Kund*innen nicht akzeptiere, dass ich irgendwelche Last-Minute-Projekte bekomme, gebe ich solche auch nicht an meine Dienstleistenden ab. Ich erwarte nicht, dass jemand von heute auf morgen irgendetwas für mich macht, weil ich verstehe, dass die Leute auch noch andere Kund*innen haben, dass sie Zeitpläne und dass sie Projekte haben.
Vera: „Wie gehst du mit Kreativphasen um? Also, was machst du mit Tagen, an denen du merkst, es kommt kein Text zustande?“
Das ist ein guter Punkt! Das wollte ich so oder so noch sagen: Es ist ja alles nicht in Stein gemeißelt. Wir sind Menschen und keine Maschinen oder Roboter und ich kann auch nicht sagen: „So! Dienstag, Mittwoch, Donnerstag bin ich jetzt von 10:00 bis 13:00 Uhr total produktiv und mache alles!“ Das geht nicht.
Wir sind Teil der Natur, das heißt, wir sind schon mal saisonalen Schwankungen unterworfen, z. B. im Sommer kann ich auch schon um 07:00 Uhr in der Früh am Laptop sitzen und bis 11:00 Uhr hochkonzentriert arbeiten, weil ich erstens die Energie habe und zweitens, weil ich mittags ins Freibad gehen will. Da mache ich alles doppelt so schnell wie sonst, bin ganz motiviert und das funktioniert wunderbar.
Im Winter könnte ich nicht um 07:00 Uhr in der Früh schon am Laptop sitzen und kreativ sein – da brauche ich viel länger, um in die Gänge zu kommen.
Berücksichtigst du als Frau deinen weiblichen Zyklus?
Und gerade bei Frauen ist es ja auch dem Zyklus unterworfen. Ich finde, das kann man auch berücksichtigen bei der Produktivität, zu gewissen Zeitpunkten im Zyklus eignen sich gewisse Dinge gut. Z. B. wenn du deinen Eisprung hast, dann ist es gut, auf einer Bühne zu stehen, sich zu präsentieren, Workshops zu halten, Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen, also da machen wir das gerne.
Und dann, wenn es eher auf die Periode zugeht, wir PMS haben und so weiter, dann igeln wir uns eher ein, halten uns zurück, wollen unsere Ruhe haben. Und da würde ich jetzt nicht unbedingt einen Bühnenauftritt oder so was einplanen oder etwas, wo ich den ganzen Tag unterwegs bin und viel mit Kund*innen zu tun habe.
Ich finde, da sollte man nett zu sich selbst sein und sagen: „Okay, heute geht es mir nicht so gut, ich akzeptiere es einfach, ich bin kein Roboter und morgen oder in einer Woche bin ich dann dafür super kreativ und alles flutscht und diese Phase nutze ich dann aus und hole Sachen nach oder arbeite voraus.“
So findest du heraus, wann du am produktivsten bist:
Der erste Schritt ist, herauszufinden, was deine produktive Zeit ist, wo du wirklich doppelt so viel voranbringst wie zu einer anderen Zeit am Tag, und die dann zu beschützen. Also wirklich zu sagen, es gibt jetzt keine Ablenkungen, gerade im Homeoffice auch Grenzen aufzuzeigen mit Mann, Frau, Kindern, was auch immer, und zu sagen: „Von 09:00 bis 12:00 Uhr bin ich nicht da. Ich bin in meinem Homeoffice, ihr dürft nur anklopfen, wenn die Welt untergeht, denn das ist meine hoch-produktive Arbeitszeit.“
Dazu gibt es auch eine Übung, die man machen kann, um diese Zeit herauszufinden: Schau mal eine Woche lang immer zur vollen Stunde, von null bis zehn, „Wie produktiv und leistungsfähig fühle ich mich gerade?“.
Bei den meisten Leuten ist es so, dass sie sich morgens nach dem Aufstehen schon leistungsfähig fühlen, andere brauchen aber erst einmal einen Kaffee und ein, zwei Stunden Zeit, um zu sich zu kommen und aufzuwachen.
Der Vormittag ist für viele Leute eine hoch-produktive Phase. Dann gibt es oft ein kleines Mittagstief, natürlich, nach dem Mittagessen. Das ist ja auch in unserer Natur so angelegt. In der Steinzeit haben die Leute auch nicht acht Stunden lang am Tag gejagt, sondern es hat Hochphasen gegeben, wo sie herumgelaufen sind; mittags haben sie sich unter einen Baum in den Schatten gelegt und dann, in der Dämmerung, wo es vielleicht auch wieder kühler war, sind sie nochmals jagen oder sammeln gegangen.
Es gibt sowohl im Tagesverlauf Hochs und Tiefs als auch im Monatsverlauf als auch im Jahresverlauf. Die Jahreszeiten beeinflussen das und ich finde es sehr angenehm, wenn man im Einklang damit arbeitet und nicht irgendwie dagegen und sagt: „Nein, um 14:00 Uhr muss ich jetzt hoch-produktiv sein und das und das machen“, obwohl es vielleicht besser wäre, wenn man sich eine Viertelstunde auf die Couch legt und diese Ruhephase nutzt, um dann wieder mit neuer Energie an die Arbeit zu gehen.
Da gibt es ein gutes Buch dazu vom Ivan Blatter, das ist ein Zeitmanagementexperte, habe ich eben auf dem Blog vorgestellt, „Arbeite klüger, nicht härter„, heißt es. Darin sind solche Übungen drin, wie man das herausfindet, dass man eben unbedingt auch Pausen machen muss, und dass das einfach dazugehört und man nicht darüber hinaus arbeiten soll, um die eigene Leistungsfähigkeit nicht auszubeuten.
Welche Fragen du dir beim Zeitmanagement stellen solltest:
Bei welchen Tätigkeiten verdiene ich eigentlich Geld oder bahne es an, Geld zu verdienen?
Welche Rolle habe ich jetzt gerade, also bin ich jetzt gerade die Dienstleisterin, die die Dienstleistung ausführt oder die Geschäftsführerin, die sich neue Angebote ausdenkt oder neue Konditionen für die Zusammenarbeit mit den Kundinnen und Kunden?
Bin ich gerade Marketingmanagerin und so weiter, also was ich vorher gesagt habe.
Und bei der Planung selbst, von den To-dos finde ich persönlich es wichtig, dass man nicht ungefiltert alle möglichen To-dos auf diese Liste lässt. Dass man sich überlegt, was man weglassen, wo man Nein sagen kann, was nicht unbedingt notwendig ist.
Mittlerweile schaue ich, dass ich wirklich nur noch das mache, was absolut notwendig ist. Den Rest lasse ich weg. Ich habe da zwischenzeitlich einen minimalistischen Ansatz in meinem Business.
Und natürlich auch die Überlegung, was mich meinen Zielen näherbringt. In diesem Jahr war es bei mir so, dass ich den Online-Kurs anbieten wollte, damit ich nicht mehr nur von Kundenaufträgen abhängig bin, sondern mir auch eigene Produkte und Angebote überlege, wo ich mein Wissen statt meiner Zeit und meiner Dienstleistung verkaufe.
Ich wusste, wenn ich jetzt diesen Online-Kurs erstellen will, dann muss ich die Zeit von irgendwo hernehmen. Ich habe dann wirklich die Kundenprojekte zurückgefahren und mir gesagt, ich muss jetzt in Kauf nehmen, dass ich jetzt gerade etwas weniger Umsatz mache, aber dafür dann in Zukunft mehr Umsatz generieren kann.
Im Coaching sagt man „Wie ökonomisch ist das Ziel?“. Bei jedem Ziel, wenn wir es erreichen, gewinnen wir etwas dazu, aber wir verlieren vielleicht auch etwas oder müssen etwas aufgeben oder kurzfristig aufgeben. Hier also auch wieder die Balance finden.
Mein langfristiges Ziel war, mir diesen zweiten Unternehmenszweig aufzubauen und da muss ich kurzfristig bei der Wochen- oder Monatsplanung sagen, ich kann jetzt weniger Kundenprojekte annehmen. Und das ist kurzfristig nicht so cool, weil du weniger Umsatz machst, aber langfristig bringt es mich meinem Ziel näher. Und da ist es wichtig zu wissen, was sind überhaupt meine Ziele?
Weitere Zeitmanagement-Tipps und -Expert*innen:
Ich nenne euch jetzt noch ein paar Empfehlungen von mir für das Thema Zeitmanagement:
- Isabelle Bons von Frau Chefin ist spezialisiert auf Zeitmanagement für selbstständige Frauen.
- Ivan Blatter, er ist ein Schweizer Zeitmanagement-Experte, der auch Bücher geschrieben und einen Podcast über das Thema hat, wo ich das Buch „Arbeite klüger – nicht härter“ gelesen habe.
- Anna Milaknis von der Frog List, von ihr habe ich auch schon viel gelernt, sie sagt auch immer, nur drei To-dos pro Tag. Vielleicht kennt ihr auch diesen Satz „Eat the frog first„, also das, was man überhaupt nicht machen will, soll man als Erstes machen am Tag. Das mache ich jetzt nicht unbedingt, muss ich sagen, ich mache es eher so, dass ich mir das To-do nehme von der Liste, wo ich sage, das ist für mich gerade am Wichtigsten und darauf habe ich Lust oder dafür bin ich gerade in der Stimmung. Manchmal ist man mehr in der Stimmung, etwas zu schreiben oder kreativ zu sein und manchmal ist man vielleicht auch in der Stimmung, Buchhaltung zu machen oder eine Rechnung zu überweisen, weil das nicht so viel Anstrengung verlangt und eher ein langweiliger Task ist, aber dafür gibt es eben auch eine Zeit.
- Claudia Kauscheder vom Abenteuer Home-Office kann ich ebenfalls empfehlen. Sie hat viel Content online gestellt, wie man sich organisiert, wie man im Homeoffice arbeitet, wie man alles geschafft bekommt etc.
- Und, wie gesagt, Cordula Nussbaum vom Campus für kreative Chaoten. Sie hat auch ganz viele Bücher und einen Podcast, einen Blog und alles Mögliche über Zeitmanagement, speziell für Kreative, die sich vielleicht nicht immer an Pläne halten oder gerne To-do-Listen abarbeiten.
Wie viel Spontanität ist bei der Planung „erlaubt“?
Für mich funktioniert es gerade sehr gut mit dieser To-do-Liste, aber langfristige Planungen, wo alle immer sagen, das muss sein, das mache ich auch nicht. Z. B. bei meinem Blog, da plane ich nicht mehr als ein paar Wochen im Voraus, welche Themen kommen werden. Ich mache das immer eher so nach Bauchgefühl, wo ich gerade das Gefühl habe, dass das für meine Community jetzt gerade interessant ist.
Bei den Live-Videos habe ich mir auch einmal einen Plan gemacht, mit lauter Themen, die ich bis Jahresende machen möchte und jetzt mache ich ganz andere Themen.
Letzte Woche habe ich mir gedacht, ich habe Lust auf dieses Zeitmanagement-Thema, oder ich mache auch Umfragen, bei denen ich die Leute frage, welche Themen sie interessieren und dann denke ich mir, das mache ich als Nächstes.
Also gerade für solche Leute wie mich, die nicht so gerne planen, kann ich die Cordula Nussbaum empfehlen. Ihr könnt euch auch gerne das Interview mit Isabelle von „Frau Chefin“ auf meinem Blog durchlesen. Und nächste Woche kommt ein Gastartikel von Marc Licz online, da geht es um die Pomodoro-Technik, das ist auch eine sehr gute Produktivitätstechnik, wo man wirklich sicherstellen kann, dass man ohne Ablenkungen und ganz konzentriert für einen gewissen Zeitraum arbeitet.
Und wenn ihr erfahren wollt, wann neue Blogartikel online gehen, neue Live-Videos und so weiter, dann könnt ihr gerne meinen Newsletter abonnieren, ihr bekommt dazu auch meinen kostenlosen Leitfaden für magnetische Kundengewinnung.
Noch eine Frage: „Warum hast du eigentlich Öffnungszeiten auf deiner Website angegeben?“
Ich selbst arbeite nicht unbedingt nach meinen eigenen Öffnungszeiten, aber ich benutze es quasi als Signal nach außen, dass ich nicht rund um die Uhr zur Verfügung stehe, erreichbar bin, um nicht eine gewisse Erwartungshaltung zu wecken.
Ich gebe die Öffnungszeiten auch in meinen AGB an. Jeder Neukunde, der anfragt, bekommt die AGB und da steht drinnen, das sind meine Öffnungszeiten und da bin ich per E-Mail erreichbar und dass ich vielleicht auch mal ein oder zwei Werktage brauche, um auf E-Mails zu antworten und so weiter.
Ich möchte nicht, dass dann jemand total überrascht und enttäuscht ist, weil er mich nicht erreicht oder weil er erwartet hat, dass er von heute auf morgen irgendeinen Text bekommen kann, sondern es ist alles im Vorhinein schon abgeklärt.
Ja, Sophie, das ist vielleicht auch ein Grund, warum ich diese „über Nacht, schnell, schnell“-dringenden Anfragen gar nicht erst bekomme, weil ich schon von Anfang an diese Erwartung wecke, dass es nicht so ist.
Vielen Dank fürs Zuschauen!
3 Antworten
Vielen Dank fürs Verlinken, Lilli!
Sonnige Grüße
Claudia