Lilli Koisser

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7 verlässliche Home-Office-Tools für Freiberufler*innen und virtuelle Teams

In Zeiten des Coronavirus und von Software wie TeamViewer möchte ich etwas betonen, das mir sowieso schon seit Jahren am Herzen liegt:

Unsere Arbeit ist online und im Home-Office genauso möglich!

7 Home-Office-Tools für Freiberufler*innen und virtuelle Teams

Es ist sogar sinnvoller, dich nicht für jedes Meeting mit deinen Kund*innen oder Kolleg*innen zu treffen. Dadurch sparst du Zeit und Ressourcen. Und es ermöglicht dir als Freiberufler*in, ortsunabhängig zu arbeiten und mit deinem Laptop durch die Welt zu reisen, wenn du das möchtest. Oder mehr Zeit mit deiner Familie zu verbringen. Oder einfach zu chillen und Netflix zu schauen. Mach’s dir leichter!

Ich kenne Menschen, die online systemische Coachings geben, Aufstellungen machen, Heilarbeit leisten, mit dem Körper arbeiten, Yoga unterrichten, als Personal Trainer*in buchbar sind. Bevor du „Das geht nicht“ sagst, frage dich vielleicht: „Wie kann es gehen? Gibt es schon Leute, die es tun? Wie kann ich sie finden und von ihnen lernen?“ Vielleicht ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, dich mit dem Thema Ortsunabhängigkeit zu beschäftigen!

In diesem Artikel habe ich 7 Tools vorgestellt und verlinkt, mit denen ich im Home-Office arbeite und nach denen ich immer wieder gefragt werde. Und das Beste daran: Die kostenlose Variante der Software oder App reicht in den meisten Fällen bzw. zum Starten komplett aus. Und Anbieter von Home-Office-Software wie Google und Microsoft bieten ihre Lösungen zurzeit aufgrund des Virus kostenlos an!

7 geniale Tools für die (Zusammen-)Arbeit im Home-Office

1. Calendly für Terminbuchungen

Schreibst du mit deinen Kund*innen E-Mails und Nachrichten hin und her oder telefoniert ihr, um einen geeigneten Termin zu finden und zu vereinbaren? Es ist für beide Seiten einfacher, wenn deine Kund*innen direkt in deinem Kalender – zu von dir festgelegten Zeiten – einen Termin buchen können.

Wie das funktioniert, siehst du am Beispiel meiner Terminbuchung für ein kostenloses Erstgespräch: https://calendly.com/lillikoisser/erstgespraech

Weitere Vorteile dieser Methode sind:

  • Du kannst im Buchungsformular qualifizierende Fragen stellen. Das schreckt Leute ab, die es nicht ernst meinen, und spart dir dadurch Zeit für sinnlose Erstgespräche.
  • Du kannst Calendly mit Zoom (siehe unten) verbinden. Beide Teilnehmer*innen bekommen so automatisch den Link für die Videokonferenz per E-Mail zugeschickt.
  • Calendly trägt den Termin dann automatisch in deinen Kalender ein. Das bedeutet: Wenn jemand ein Erstgespräch bei dir bucht, läuft alles komplett automatisch ab. Du musst nichts mehr tun, als zum angegebenen Zeitpunkt auf den angegebenen Link zu klicken und die Videokonferenz zu starten!

Calendly ausprobieren

Alternativen: YouCanBookMe / Acuity / Terminland

2. Zoom für Online-Meetings

Zoom ist so ähnlich wie Skype, aber viel stabiler, nutzerfreundlicher und mit mehr Möglichkeiten. Wenn du ein Online-Business hast, ist Zoom eigentlich unverzichtbar:

Du kannst damit Meetings und Gespräche mit deinen Kund*innen führen, Webinare geben, Interviews aufzeichnen, Onlinekurs-Videos drehen, auf Facebook live gehen … Hol dir am besten jetzt gleich die kostenlose Version und probier es aus!

Zoom ausprobieren

Alternative: Skype / Google Hangouts

3. Loom für Bildschirmaufnahmen

Du musst nicht neben deiner Kundin sitzen, um mit ihr arbeiten oder ihr etwas zeigen zu können. Den „Blick über die Schulter“ simulierst du z. B. mit dem Tool „Loom“. Damit kannst du schicke Bildschirmaufnahmen anfertigen, in denen sowohl du als auch dein Bildschirm zu sehen sind.

Das geht zwar auch mit Zoom-Videos, die du dann direkt verschickst oder auf Vimeo hostest, aber Loom ist schneller und macht mehr Spaß. Die Videos werden direkt dort gehostet (also gespeichert und zur Verfügung gestellt) – und du siehst sogar, ob deine Kundin sie sich schon angesehen hat oder nicht.

Loom ausprobieren

Alternativen: QuickTime

7 Home-Office-Tools für Freiberufler*innen und virtuelle Teams

4. monday* fürs Projektmanagement im Team

Ich habe sie ALLE durchprobiert: Asana, Trello, Basecamp, Slack und weitere beliebte Projektmanagement- und Team-Tools. Doch in monday habe ich mich verliebt! Ich und meine Freelancerinnen teilen dort Boards mit Aufgaben, Kommentaren, Content-Kalendern, Projektplänen uvm.

Mir persönlich ist bei meinen Tools sehr wichtig, dass sie intuitiv zu bedienen und gut designt sind. Und da war monday die beste Variante für mich – auch, wenn es etwas mehr kostet!

monday ausprobieren (* Werbung / Empfehlungslink)

Alternativen: Asana / Trello / Basecamp / Slack / awork / Microsoft Teams

5. Voxer für Sprachnachrichten

WhatsApp ist für mich ein privater Kanal und ich gebe meine Telefonnummer nicht an Kund*innen raus. Telefonieren oder Videofonieren ist aufgrund der Zeitverschiebung sowieso etwas schwierig, wenn du vielleicht auf Bali bist und dein Kunde in Europa.

Aber mein Coach verwendet für die Kommunikation mit mir die Walkie-Talkie-App „Voxer“ für Sprachnachrichten – und die finde ich ziemlich cool! Ich könnte mir gut vorstellen, sie in Zukunft für die Kundenkommunikation, meine Mastermind-Gruppe oder mein Retreat einzusetzen.

Voxer ausprobieren

Alternativen: WhatsApp / Instagram-Sprachnachrichten

6. Typeform für Umfragen, Kundenstimmen etc.

Auch Marktforschung, Kundenumfragen und Feedback geht ganz easy von zuhause aus und digital: mit Anwendungen wie Typeform. Das ist ein Tool, mit dem du schnell Umfragen erstellen, teilen und auswerten kannst.

Diese Umfrage-Tools spielen alle Stückchen (wie Skalen- und Bewertungsfragen und automatische Auswertungen in Diagrammen). Du kannst aber auch einfach die Textfelder dazu nutzen, Feedback und Kundenstimmen zentral einzuholen.

Typeform ausprobieren

Alternativen: Google-Formulare / SurveyMonkey / easyFeedback

7. Lieferdienste für Lebensmittel

Dass du dein Büro-Equipment bei Amazon & Co. bestellen kannst, muss ich dir nicht extra sagen. Was viele in meinem Umfeld jedoch noch nicht nutzen, sind die Lieferangebote von Supermärkten und regionalen Alternativen (Bio-Kistl). Ich bestelle z. B. alle 1 – 2 Wochen im Onlineshop und lasse mir die Lebensmittel bis zur Haustür liefern.

Das ist vor allem für kranke, gebrechliche, alte und auf dem Land lebende Personen / ohne Auto sehr hilfreich! Aber natürlich ist es auch angenehm, wenn der Lieferant das Wasser und Waschpulver mit dem Wägelchen im Lift bringt, als wenn wir es selbst nach Hause und in die Wohnung schleppen müssen.

PS: Achte darauf, dass du die Tools und Software fürs Home-Office DSGVO-konform einsetzt.

Wie geht es dir mit dem Corona-Virus?

Beeinflusst es deine Arbeit als Freiberufler*in? Musstest du schon etwas verändern oder überdenken? Schreib deine Erfahrung in die Kommentare!

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