10 schnelle Tipps: So steigerst du deine Produktivität um bis zu 30 %

Meike Kranz kenne ich, weil wir beide Autorinnen beim Online Biz & Blogging Bundle waren. Da sich unsere Fachgebiete (freiberufliches Texten und Büroorganisation) sehr gut ergänzen, haben wir gleich noch gegenseitige Gastartikel drangehängt! 🙂 In diesem Beitrag gibt Meike dir einige unbezahlbare Tipps, wie du deine Produktivität steigern kannst: Vielen Dank dafür!

10 schnelle Tipps für mehr Produktivität bei der Arbeit

Das Tolle daran, selbständig zu sein, sind die Freiheiten die man hat. Ich selbst genieße es auch sehr, dass ich mir meine Arbeitszeit frei einteilen kann und ich nicht mehr an feste Bürozeiten gebunden bin. Ich suche mir selbst meine Herausforderungen und lege fest, was ich wann bearbeite.

Aber es hat auch den Nachteil, dass ich mich gut selbst organisieren muss. Denn die Gefahr besteht, sich zu verzetteln und kein Ende zu finden. Darunter leidet die eigene Effizienz. Damit dir das nicht passiert, habe ich dir aus meiner Erfahrung meine 10 besten Tipps zusammengestellt, mit der du deine Produktivität sofort um bis zu 30 % steigern kannst.

1. Schalte die E-Mail-Benachrichtigung aus.

Es ist schon eine Seuche mit den E-Mails. Früher kam 2 x am Tag der Bote mit seinem Wägelchen vorbei und hat die interne und externe Post gebracht. Dann hattest du Zeit, die Post in Ruhe zu bearbeiten, bis der Bote wieder vorbeischob. Und jeder hat sich genau überlegt, an wie viele Personen er eine Kopie seiner Dokumente verschicken will, da ja jedes Exemplar einzeln eingetütet werden musste. Was waren das noch Zeiten…

Heute werden ständig E-Mails an große Verteilerlisten versendet und jeder erwartet, dass diese auch sofort gelesen und bearbeitet werden. Dadurch ist das Arbeitstempo extrem angestiegen. Wer 50, 80 oder 100 E-Mails pro Tag bekommt, hat eigentlich keine Zeit mehr für andere Dinge. Und am Ende des Tages fragst du dich vielleicht: „Was habe ich heute eigentlich geschafft?“.

Schaffen wirst du aber nur etwas, wenn du eine Aufgabe konzentriert zu Ende bearbeitest. Wenn du ständig unterbrochen wirst, fängst du immer wieder bei null an. Denn das Mail-Benachrichtigungs-Fenster ist immer sichtbar, egal welches andere Programm du gerade nutzt. Und da der Mensch ja neugierig ist (es könnte ja was Wichtiges sein!), liest du natürlich erst mal diese neue Mail und bearbeitest sie.

Wie du diese Funktion bei Outlook ausschalten kannst, erkläre ich dir Schritt für Schritt in meinem Outlook-Handbuch.

2. Plane die Mails, die du noch bearbeiten musst, konkret ein.

Wenn ich die Teilnehmer in meinen Trainings frage, wie sie für sich selbst deutlich machen, dass sie eine E-Mail noch bearbeiten müssen, dann bekomme ich fast immer die Antwort: „Ich lasse sie im Posteingang stehen und markiere sie wieder als ungelesen“.

Das ist eine sehr gute Methode, um jeden Tag Zeit zu verschwenden, Stress zu erhöhen und immer wieder Überstunden zu machen. Warum? Ganz einfach:

Du wirst mit dieser Methode in den letzten Monaten 2000 – 3000 E-Mails im Posteingang angesammelt haben (Achtung: Bei 20.000 E-Mails im Posteingang funktioniert dein E-Mail-Programm wahrscheinlich nicht mehr fehlerfrei). D. h. du hast nicht mehr alle E-Mails im Blick, sondern musst jeden Morgen aufs Neue die ganze Liste durchgehen, die ungelesenen E-Mails öffnen und lesen, dich erinnern, was zu tun ist, entscheiden, ob du die Aufgabe heute bearbeitest, die Mail wieder schließen und wieder als ungelesen markieren.

Dabei kann es auch passieren, dass eine Mail, bei der eigentlich noch etwas zu tun ist, nicht als ungelesen markiert ist. Also wäre es besser, alle Mails kurz zu öffnen und zu lesen. Du liest also jede Mail locker 20 – 60 mal. Dies alleine kostet dich wertvolle Zeit.

Darüber hinaus kann es dir schnell passieren, dass dir eine Aufgabe „durchrutscht“, sodass du sie auf den letzten Drücker bearbeiten musst. Dies führt unnötig zu Stress und Überstunden.

Besser ist es, Mails, die du noch bearbeiten musst, konkret einzuplanen. Dabei hast du in Outlook verschiedene Möglichkeiten: Du wandelst die Mail in eine Aufgabe oder in einen Termin mit dir selbst um.

Wie du dich mit Aufgaben und Terminen in Outlook selbst organisieren kannst, erkläre ich dir Schritt für Schritt in meinem Outlook-Handbuch.

3. Löse deine Stapel auf.

An den Arbeitsplätzen meiner Trainingsteilnehmer finde ich in 95 % der Fälle einen Stapel mit Unterlagen, Zeitschriften und Broschüren, die der Mitarbeiter machen bzw. lesen will, wenn er mal Zeit hat.

Aber sei mal ehrlich: Wann hast du das letzte Mal am Schreibtisch gesessen und hattest nichts zu tun?

Wann hattest du also mal Zeit für diesen Stapel? Wie alt sind die Dokumente und Informationen, die dort liegen?

Falls du auch noch einen Stapel mit Unterlagen, Zeitschriften und Broschüren besitzt, die du erledigen bzw. lesen wolltest, wenn du mal Zeit hast, löse ihn besser auf.

Gehe dabei mutig vor. Hebe nur die Broschüren oder andere Informationsmaterialien auf, die aktuell sind und die du wirklich für deine tägliche Arbeit benötigst. Alles andere wirf weg.

Es macht keinen Sinn, Unterlagen auf Vorrat zu horten, denn wenn du sie benötigen würdest, würdest du dich wahrscheinlich gar nicht mehr daran erinnern bzw. sie nicht finden. Somit recherchierst du dann sowieso wieder neu.

Insbesondere nach dem Besuch einer Messe oder eines Kongresses solltest du dir 1 – 2 Stunden Zeit einplanen, um alle mitgebrachten Broschüren und Visitenkarten kritisch zu beurteilen. Man nimmt immer mehr mit, als man wirklich benötigt.

Wenn du zukünftig einen Zeitschriftenartikel oder eine Broschüre siehst, die du später nochmal lesen willst, dann lege die Information in eine Mappe mit der Aufschrift „Zu lesen“. Diese kannst du dann auf einer Dienstreise (falls du mit dem Zug fährst oder fliegst) lesen. Ansonsten plane bitte entsprechend Zeit zum Lesen ein, indem du einen Termin mit dir selbst (z. B. nach dem Mittagessen oder am Freitagnachmittag) vereinbarst.

So ist es sehr wahrscheinlich, dass du die interessanten Artikel tatsächlich zeitnah liest. Alles andere bleibt Illusion.

4. Leere deinen Schreibtisch.

Du planst nicht gerne deine Aufgaben (z. B. in Outlook) oder verwaltest sie in Excel-Listen, sondern schreibst sie mit der Hand auf? Geht ja auch schneller, wenn man sich beim Telefonieren Notizen machen will. Danach verteilst du die Notiz-Zettel auf deinem Schreibtisch, legst sie unter die Schreibtischunterlage oder klebst die ganz wichtigen Aufgaben an deinen Bildschirm?

So arbeitest du auf verschiedene Weise ineffizient. Einerseits hast du keinen Überblick mehr über alle anstehenden Aufgaben, da die Zettel auch mal zwischen Papierstapel verschwinden können. Andererseits wird dein Gehirn immer mit den Aufgaben nebenbei unbewusst beschäftigt, da du immer wieder denkst: „Oh je, das muss ich auch noch tun!“.

So kannst du dich ganz sicher nicht mehr auf die Aufgabe konzentrieren, die du eigentlich gerade erledigen wolltest. Und weil dein Gehirn diese vielen Informationen nicht gleichzeitig verarbeiten kann, werden unwichtige Informationen ausgeblendet, d. h. auch die Zettel an deinem Bildschirm wirst du schon nach wenigen Tagen nicht mehr wahrnehmen.

Leere besser deinen Schreibtisch, sodass dort nur die Aufgabe vor dir liegt, die du jetzt konzentriert zu Ende bearbeiten willst. Ich empfehle dir, dafür die 5S-Methode anzuwenden, die ich in meinem YouTube-Kanal vorstelle!

5. Strukturiere deine Dateiablage.

Lege bitte nicht für jede Datei einen neuen Ordner in deinem PC an. Dies wird schnell unübersichtlich, weil die Liste der Ordner immer länger wird und du gar nicht mehr weißt, wo du nun eine Datei ablegen sollst, weil die Ordner einen ähnlichen Namen haben. Die Folge: Du musst lange suchen, wenn du eine Datei wiederfinden willst.

Versuche besser, 8 – 10 Oberbegriffe zu finden, die auf der ersten Ebene der Verzeichnisstruktur liegen. Auch auf der zweiten Ebene sollte die Anzahl der Unterordner übersichtlich bleiben. Gut ist es, wenn du alle Ordner auf einem Blick sehen kannst, ohne scrollen zu müssen (dies ist bei ca. 10 Ordnern der Fall).

Lege nicht zu viele Unterebenen an, denn dann musst du später zu viel klicken, bis du im richtigen Ordner bist. Es ist besser, die Ordnerstruktur oberflächlicher zu gestalten und dann direkt in den Dateinamen einige Informationen zu hinterlegen.

Lege bitte nicht eine Datei mehrmals ab, weil sie zu mehreren Themen passt. Besser ist es, die Datei einmal abzulegen und in den anderen Ordner nur eine Verknüpfung darauf einzufügen. Dies geht so:

• Im geöffneten Windows-Explorer auf das entsprechende Dokument mit der rechten Maustaste klicken und „Verknüpfung erstellen“ wählen.
• Jetzt kann die Verknüpfung per drag & drop (linke Maustaste und gleichzeitig ziehen) in den anderen Ordner gezogen werden.

6. Räume deinen Desktop auf.

Räume deinen Desktop auf und hinterlege dort nur die Dateien, die du wirklich ständig im Zugriff haben musst. Diese sollten in deiner Dateiablage gespeichert sein, sodass auf dem Desktop nur eine Verknüpfung auf die Datei liegt. Eine Verknüpfung auf eine Datei legst du auf dem Desktop wie folgt ab:

• Klicke mit der rechten Maustaste auf einen freien Platz auf deinem Desktop.
• Wähle dann „Neu“ und „Verknüpfung“.
• In dem sich dann öffnenden Fenster klickst du auf die Schaltfläche „Durchsuchen“.
• Navigiere jetzt zu der entsprechenden Datei.
• Klicke auf die Schaltfläche „Weiter >“.
• Die Verknüpfung auf dem Desktop kann anders heißen, als der eigentliche Dateiname. Wenn es für dich hilfreich ist, den Namen zu ändern, kannst du dies nun tun.
• Klicke auf „Fertig stellen“.
• Nun liegt die Verknüpfung auf die Datei auf deinem Desktop. Erkennen kannst du Verknüpfungen an dem kleinen schwarzen Pfeil links unten am Dateisymbol.

7. Mache Pausen.

Du hast viele Themen auf deinem Zettel, die du beginnen bzw. erledigen möchtest und willst an einem Tag richtig viel davon schaffen? Kein Problem mit der Pomodoro-Technik. Die Grundlage dieser Methode ist eine einfache Erkenntnis: Eine Tätigkeit dauert so lange, wie Zeit für die Erledigung da ist.

Der Trick besteht also darin, die Zeit pro Aufgabe zu beschränken. Aber auch die Pausen zwischendurch sind sehr wichtig, um den Kopf frei zu bekommen für das nächste Thema.

Wenn du also die Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe beschränkst, setzt du dich selbst unter Druck, diese Aufgabe auch in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Während des Zeitfensters konzentrierst du dich andererseits aber auch nur auf diese Aufgabe. Da du aber viele dieser Zeitfenster an einem Tag hast, kannst du viele verschiedene Themen bearbeiten.

Wie gehst du vor?

Du bearbeitest für 25 min. eine Aufgabe, dann machst du 5 min. Pause. Danach bearbeitest du wieder 25 min. lang eine Aufgabe und machst 5 min. Pause. Dann kommt die nächste Einheit mit 25 min. arbeiten und 5 min. Pause. Nach der letzten Zeiteinheit mit 25 min. folgt eine längere Pause von 15 – 20 min. Dann geht es wieder von vorne los.

8. Bündle deine Aufgaben.

Eine weitere Methode, effizient im Büro zu sein, ist die Aufgabenbündelung („Batching“). Es geht auch darum, nicht immer zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen. Überlege dir also, welche Tätigkeiten du nicht sofort erledigen musst und wo du Zeit sparen kannst, wenn du gleiche Aufgaben zusammenfasst. Beispiele:

• Statt ständig in den E-Mail-Posteingang zu schauen, die Mails nur 3 x am Tag zu sichten.
• Statt jedes Blatt Papier sofort abzulegen, die Ablage in einem Kasten zu sammeln und 1 x pro Woche wegzuräumen.
• Statt jede Rechnung und jeden Beleg sofort zu buchen, die Belege zu sammeln und 1 x im Monat oder 1 x pro Woche die Buchhaltung zu machen.

Fallen dir noch weitere Beispiele für Batching ein? Dann hinterlasse doch einfach einen Kommentar unter diesem Artikel.

9. Reduziere Störungen.

Wahrscheinlich hast du dir dein Büro zu Hause eingerichtet. Wunderbar! Dadurch hast du bereits weniger Störungen und Unterbrechungen als ein Mitarbeiter in einem großen Unternehmen, der mit zwei weiteren Kollegen in einem Büro sitzt.

Dennoch: Manchmal gibt es Tage, da hast du mit einer Aufgabe angefangen (z. B. ein Angebot schreiben), aber dann klingelt das Telefon. Du sprichst mit dem Anrufer und danach musst du erstmal überlegen, wo du stehen geblieben bist. Nach kurzer Zeit siehst du, dass du neue WhatApp-Nachrichten bekommen hast. Dann kommt eine neue E-Mail rein. Vielleicht hast du Kinder, die in dein Büro platzen und eine Frage haben. Und so geht das den ganzen Tag.

Ständig wirst du rausgerissen und kommst mit deiner Aufgabe nicht richtig voran. So kann sich etwas, das eigentlich nur eine Stunde dauern würde, den ganzen Vormittag hinziehen. Und wenn du in den Feierabend gehst, hast du das Gefühl, mal wieder nichts geschafft zu haben.

Die Lösung: Reduziere deine Störungen bzw. Unterbrechungen. Wenn du konzentriert an einer Sache dran bleibst, hast du sie auch schnell fertig. Versuche also nicht, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Durch Multitasking wirst du tatsächlich unproduktiver. Du könntest ein „Bitte nicht stören“-Schild an deine Tür hängen, das Handy ausschalten oder dir einen ruhigeren Ort suchen.

10. Schaffe immer eine Möglichkeit, Ideen zu notieren.

Es gibt immer wieder ganz unterschiedliche Situationen, in denen du dir Notizen machst – oder machen müsstest. Denn häufig fehlt jetzt gerade das Medium und man denkt „die Sache merke ich mir schnell“. Aber dann kommt auch schon der nächste Impuls und ruck-zuck hast du deine gute Idee vergessen.

Wo wärst du heute, wenn du all deine tollen Ideen, die du vergessen hast, wirklich umgesetzt hättest?

Während eines Telefonats notierst du dir schnell ein paar Punkte auf einem kleinen Zettel oder der Schreibtischunterlage. In einer Besprechung schreibst du die wichtigsten Punkte auf einen Block. Außerdem gibt es später das Protokoll. Zufällig triffst du einen Kollegen und klärst schnell ein paar wichtige Dinge. Du sitzt in einem Café und dir kommt eine gute Idee in den Sinn. Aber wo machst du dir die Notiz dazu?

Es gibt ein ganz einfaches Prinzip:

Sorge dafür, dass du immer einen Einfall notieren kannst…

… und sorge dafür, dass du deine Notizen regelmäßig sichtest.

Dabei ist es egal, ob du lieber deine Notizen auf Papier schreibst, oder ein elektronisches Medium nutzt. Hauptsache, es ist schnell verfügbar, einfach zu bedienen und du nimmst dir regelmäßig die Zeit, diese Notizen zu strukturieren und weiter zu bearbeiten.

Über die Autorin:

Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation bei www.123effizientdabei.de und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen, ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.

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