5 einfache Tricks, um als Freiberufler*in sofort produktiver zu werden

In der Zusammenarbeit mit meinen Kund*innen – im Moment z. B. in meiner Mastermind-Gruppe – merke ich immer wieder, dass Fokus und Produktivität große Herausforderungen für viele Freiberufler*innen sind.

Und wahrscheinlich hast du schon oft die typischen Tipps á la „Logge dich aus Facebook aus“ gehört – wobei ich mich immer noch oft wundere, wie viele Selbstständige anscheinend den ganzen Tag lang auf Facebook abhängen. 😅

Deswegen möchte ich dir heute 5 Schritte zeigen, die mir wirklich dabei geholfen haben, produktiver zu werden – auch wenn es manchmal nach wie vor nicht so leicht ist, z. B. gegen die Handysucht anzukämpfen. 😛

Sofort produktiver in 5 Schritten: Das hat mir geholfen

1. Schalte alle Benachrichtigungen auf deinem Handy und Laptop dauerhaft ab.

Ja, alle. Auch Facebook, Instagram, E-Mails UND WhatsApp! Ich bekomme keine Benachrichtigung, wenn eine neue E-Mail eingeht oder jemand einen Kommentar geschrieben hat. Mein Handy ist außerdem immer auf lautlos gestellt.

Vielleicht denkst du jetzt: „Aber ich muss doch sehen, ob die Franzi mein Instagram-Posting kommentiert oder der Clemens auf WhatsApp geschrieben hat?“ 😛

Aber: Musst du das wirklich? Musst du wirklich über JEDE Interaktion online sofort auf deinem Bildschirm benachrichtigt werden? Warum? Reicht es nicht, wenn du deine Benachrichtigungen durchgehst, wenn DU gerade Zeit und Lust hast, zu reagieren?

Die Frage ist: Was gewinnst du dadurch, ständig erreichbar zu sein – und was verlierst du dadurch? Wie selbstbestimmt und frei lebst du, wenn du an dein Handy gekettet bist und jedes Mal, wenn jemand etwas von dir möchte, sofort darauf reagierst – zumindest mental?

Agieren statt reagieren.

So versuche ich, mit meinem Smartphone umzugehen. Das ist nicht immer leicht, weil die Dinger bekanntlich süchtig machen. Aber seit mein Bildschirmhintergrund leer ist und nichts blinkt, aufpoppt oder reinslidet, bin ich deutlich weniger gestresst. Und es ist für mich ein Akt der Selbstliebe und Selbstfürsorge, meine Zeit zu schützen und nicht dauerhaft erreichbar und verfügbar zu sein.

2. Lege dein Smartphone während der Arbeitszeit in einen anderen Raum.

Ich kenne viele Menschen, bei denen das Handy IMMER in Reichweite sein muss. Beim Arbeiten. Im Bett. Auf dem Klo. Das ist bei mir auch öfter so, wenn ich nicht bewusst und achtsam damit umgehe – aber ist das nicht irgendwie pervers?

Ich glaube nicht, dass wir Menschen dazu gemacht sind, 24/7 mit anderen zu kommunizieren, zu interagieren oder uns mit ihnen zu vergleichen. Ständig diese Reize und Impulse auf uns einprasseln zu lassen. Nie zur Ruhe und mal im analogen Leben anzukommen. Vor allem, wenn wir vielleicht introvertiert und hochsensibel sind.

Und es reicht meiner Meinung nach nicht, das Handy während der Arbeitszeit in den Flugmodus zu schalten oder abzudrehen. Denn sobald du das kleine Gerät auf deinem Schreibtisch liegen siehst – auch aus den Augenwinkeln -, ist dein Gehirn in Erwartung bzw. „Alarmbereitschaft„.

Wir sind schon so abhängig von den Geräten, dass wir unterbewusst immer danach schielen. Was das mit unserer Produktivität und unserem Fokus anrichtet, möchte ich mir gar nicht so richtig ausmalen. Also raus damit aus dem Home-Office!

3. Schließe online alle Fenster und Tabs, die du gerade nicht brauchst – z. B. mit der Browser-Erweiterung „OneTab“.

Wenn du konzentriert und fokussiert arbeiten möchtest, lenken dich die offenen Tabs oder Fenster deines Browsers nur ab. Vor allem Facebook, Pinterest, Nachrichtenseiten und Blogartikel, die du irgendwann noch lesen wolltest.

Ein schneller Weg, diese offenen Tabs zu schließen und dabei nicht zu „verlieren“, ist OneTab. Mit einem Klick werden alle Tabs, die du gerade in einem Browser-Fenster offen hast, zu einer Liste in einem einzigen Tab zusammengeschrumpft. Alternativen zu OneTab sind z. B. Pocket oder der Evernote Web Clipper.

Meine Erfahrung damit ist, dass ich mir die Tabs zwar fleißig abgespeichert, aber dann tatsächlich nie wieder aufgerufen habe! 😜 Da stellt sich mir also die Frage: Wie wichtig ist es wirklich, diese ganzen Informationen zu sammeln, speichern, katalogisieren und strukturieren?

Reicht es nicht, punktuell etwas zu googeln, wenn du eine Frage oder ein akutes Problem hast? Aber für das beruhigende Gefühl, dass nichts verlorengeht, ist OneTab natürlich super. Auch, wenn du die Links dann vielleicht nie wieder aufrufst. 😉

4. Überlege dir, was du in den nächsten Stunden wirklich geschafft bekommen möchtest – und ob es dich weiterbringt!

Aus einem früheren Angestelltenverhältnis bist du es vielleicht gewohnt, meterlange To-do-Listen abzuarbeiten. Als Angestellte*r wirst du ja für deine bloße Verfügbarkeit für 20, 30 oder 40 Stunden pro Woche bezahlt. Vorgesetzte schaufeln dich mit Aufgaben zu, damit sie möglichst viel Arbeitskraft aus dir „rauspressen“ können.

Ob diese Aufgaben wirklich sinnvoll, priorisiert und auf ein Ziel ausgerichtet sind, fragt sich – zumindest meiner Erfahrung nach – meist niemand. Hauptsache, 8 Stunden pro Tag beschäftigt! 😅 In der Selbstständigkeit darfst du dann eine 180-Grad-Wendung machen: Plötzlich ist Zeit Geld – und du bist, zumindest anfangs, meist alleine für alles verantwortlich. Wo anfangen und wie priorisieren?

Wenn du dich selbst also mit Assistenzaufgaben verplanst, anstatt Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu reservieren (also solche, die Reichweite oder Umsatz bringen), dann wirst du nie so richtig vom Fleck kommen. Daher lade ich dich zu einer kleinen Übung aus dem Business-Coaching ein:

Erledigst du Aufgaben im Wert von 10, 100, 1.000 oder 10.000 Euro pro Stunde?

Schreibe alle Aufgaben einer für dich typischen Arbeitswoche auf. Dann sortiere sie nach Assistenz-, Fachkraft- und Geschäftsführer*in-Aufgaben (Beispiele dafür findest du hier). Als ich diese Übung zum ersten Mal machte, war ich richtig geschockt, wie viele Assistenzaufgaben ich in meinem Unternehmen erledigte: E-Mails beantworten, Bilder bearbeiten, Social-Media-Postings einplanen … und dann hatte ich gerade noch Zeit für meine Kundenprojekte.

Aber für die Aufgaben als Content-Managerin oder Geschäftsführerin – Content-Erstellung, Angebotsentwicklung, Planung, Weiterbildung, Visionsarbeit – blieb dann nichts mehr von meiner Zeit und Kraft übrig. Seitdem überlege ich mir bei jeder Aufgabe: Muss ich das machen oder kann ich das auch auslagern, automatisieren oder streichen? Bringt mich diese Aufgabe wirklich weiter oder mache ich sie „einfach so“? Was bringt oder ermöglicht sie mir?

Ich bin wählerischer damit geworden, wie ich meine Zeit verbringe, und sage viel öfter Nein – zu Projekten, Kooperationen und Aufgaben. Nachdem ich meine Aufgaben so rigoros ausgewählt und aussortiert habe, fällt es mir jetzt leichter, mir nur noch 3 große, wichtige To-dos pro Tag vorzunehmen. Dafür verwende ich meine selbst entworfene To-do-Liste, die du dir hier gerne als ausfüllbares PDF herunterladen kannst.

5. Stelle auf pomodoro-tracker.com deine Fokuszeiten ein und drücke auf Start.

Vielleicht kennst du die Pomodoro-Technik schon, der 50-Minuten-Fokus. Ich verwende die beliebte Produktivitätsmethode selbst beim Arbeiten – und sie ist fixer wöchentlicher Bestandteil meiner Mastermind-Gruppe. Anstatt 6 Stunden lang herumzudaddeln, konzentrierst du dich 1,5 bis 3 Stunden lang ohne Ablenkungen auf deine wichtigsten Aufgaben.

Kurz gesagt arbeitest du dabei in Intervallen von 25 oder 50 Minuten Fokuszeit und 5 oder 10 Minuten Pause. Du kannst selbst ausprobieren, welche Variante besser zu dir passt: kürzere oder längere Zeitabschnitte.

Das steigert nicht nur deine Produktivität – mit der Zeit weißt du auch, welche Aufgaben wie viele Pomodoros in Anspruch nehmen. Denn oft dauern die Dinge doch länger, als wir gedacht oder geplant haben!

Das waren meine 5 Schritte, um sofort produktiver zu werden:

1. Schalte alle deine App-Benachrichtigungen dauerhaft ab,
2. lege dein Smartphone beim Arbeiten in einen anderen Raum,
3. befreie dich von offenen Browser-Tabs,
4. konzentriere dich auf die richtigen und wichtigen Aufgaben und
5. fokussiere dich mit der Pomodoro-Technik auf sie.

Das ist keine Raketenwissenschaft – aber es braucht Willenskraft und Veränderungsbereitschaft, um es wirklich durchzuziehen. Und genau das wünsche ich dir! 😌

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